rendezés és csoportosítás
2018-05-20    Excel 2019
Ez az ismertető a 2016-os Excel, pivot tábla moduljának rendező és a csoportosító műveleteit mutatja be. A pivot táblában a rendezés és a csoportosítás a sor- és az oszlop mezők tételeinek rendezését illetve csoportosítását jelenti.
    A pivot tábla mezőit funkció szerint kategórizálhatjuk. Az azonos szerepű mezők területileg (SZŰRŐK, OSZLOPOK, SOROK, ÉRTÉKEK) is el­kü­lön­ül­nek az elemző táblában. A sor- és oszlopmezők funkciója azonos: az elemzendő adatok csoportosítása. Ebben a cikkben azon­ban nem erről, hanem a sor- és oszlop mezők tételeinek csoportosításáról mesélek!
    A pivot tábla létrehozásakor a sor- és oszlop mezők tételei rendezetten, emelkedő sorrendben jelennek meg. Az automatikus ren­de­zés szö­veg adattípusú mezőnél ABC-, dátum adattípusú mezőnél kronologikus- és szám adattípusú mezőnél nagyság szerinti. Me­ző­hal­mo­zás esetén természetesen az automatikus rendezés az összes sor- vagy oszlop mezőre érvényesül. Ha a szöveg adattípusú me­ző tételei egy egyéni lista elemei, akkor a tételek a listában deklarált sorrendben követik majd egymást a pivot táblában.
    Az automatizmusok vizsgálatára hozzunk létre pivot táblát az autók adatbázis-táblázatból! Helyezzük a típus mezőt a pivot tábla sor te­rü­le­té­re, majd a besorolás mezőt az oszlop területre. Mindkét mező tételei ABC sorrendben jelennek meg. Ezután hozzunk létre a sor­szám­ne­vek­nek egyéni listát a Fájl, Beállítások, Speciális, Általános, Egyéni listák szerkesztése… utasítással megjeleníthető pa­rancs­táb­lán. A be­so­ro­lás mező tételeinek módosított megjelenítését egy újabb pivot táblában ellenőrizzük!
Pivot tábla, a tételek automatikus rendezése
Arról se felejtkezzünk meg, hogy a magyar ékezetes karakterek szerinti rendezéshez a vezérlőpult (Win’ 10) Régió, Formátumok, To­váb­bi be­állítások…, Rendezés, Válassza ki a rendezési sorrendet parancslista Technikai elemét kell beállítanunk!
    A sor- és oszlop mező tételeinek felhasználói rendezése történhet, közvetlenül a tétel-címkék sorrendbe állításával, vagy közvetett mó­don, a hozzájuk kapcsolódó statisztikai értékek nagysága alapján. Ezen felül, rangsoroktól független, tetszés szerinti sorrend is ki­a­la­kít­ha­tó a cím­kék húzásával (lásd a több mező azonos pivot tábla területen című cikkben).
    A rangsor szerinti rendezés vizsgálatához adjuk hozzá a pivot tábla értékek területéhez a rendszám mezőt, autók száma néven. A mű­ve­le­tet az Adatok, Rendezés és szűrés csoport, Rendezés méret szerint (növekvő) és a Rendezés méret szerint (csökkenő) pa­rancs­gom­bok­kal hajtatjuk végre és a rendezés alapját valamint dimenzióját a kurzor pozíciójával, előzetesen határozzuk meg.
pivot tábla, tételek rendezése címkék vagy statisztikai értékek szerint
A kép nem teljes, mert a tételeket nem csak a hozzájuk tartozó végösszegek, hanem a másik dimenzió egy tételének statisztikai értékei alap­ján is rendezhetjük. Ha tehát a parancs végrehajtásakor a program a kurzort a pivot tábla statisztikai területén találja, akkor a sor me­ző tételeit fogja rendezni, a kurzor által meghatározott oszlop-tétel statisztikai értékei alapján.
    És ha én az oszlop mező tételeit akarom rendezni egy sor-tétel statisztikai értékei alapján!? Akkor kattintsunk a sor-tétel egy értékére és adjuk ki az Adatok, Rendezés és szűrés, Rendezés utasítást, majd a megjelenő parancstáblán határozzuk meg a rendezési sor­ren­det és a Balról jobbra vezérlővel deklaráljuk az értelmezés dimenzióját.
pivot tábla, rendezés egy tétel értékei alapján
Összefoglalva a sor- és oszlop mező tételeit rendezhetjük a címkék, a végösszegek és a másik dimenzió egy tételének statisztikai ér­té­kei alap­ján. A végrehajtás a pivot tábla objektumainak menüiből is kezdeményezhető.
    Végül két, az automatikus rendezést szabályzó utasítás: a Kimutatáseszközök, Elemzés, Kimutatás, Beállítások, Összegek és szű­rők, Egyé­ni listák használata rendezéskor vezérlővel kikapcsolhatjuk az egyéni listák figyelését illetve a tételek helyi menüjének Ren­de­zés, To­váb­bi rendezési lehetőségek…, További beállítások… parancstáblán módosíthatjuk az automatikus rendezés tulajdonságait.
    A sor- vagy oszlop mező tételei csoportosításának oka lehet: [1] a statisztikai vizsgálat egy újabb szemponttal való gazdagítása illetve [2] az elemző tábla áttekinthetőségének javítása. A rendszerezés módját a tételeket adó mező adattípusa határozza meg, ezért a szö­veg, a szám és a dátum adattípusú tételek csoportosítása eltérő. A műveletekkel a javítások adatbázis-táblázat elemzésére létrehozott pivot táb­lá­ban ismerkedünk meg: típus (sor mező), osztály (oszlop mező), rendszám, javítások száma néven (statisztikai mező).
    Csoportosítsuk a sor mező tételeit az egyes típusokat gyártó konszernek szerint! Először jelöljük ki a pivot táblában a VW típusokat (Au­di, Seat, Skoda, Volkswagen), majd adjuk ki a Kimutatáseszközök, Elemzés, Csoportosítás, Kijelöltek csoportosítása parancsot! Ezu­tán a PSA konszern gyártmányai (Citroen, Opel, Peugeot) következzenek. Vigyázzunk! A kijelölés az eredeti típus oszlopban tör­tén­jen. Végül hoz­zuk létre a csoportot a TATA gyártmányainak (Jaguar, Land Rover)!
pivot tábla, szöveg adattípusú tételek csoportosítása
A létrehozott csoportok, a Csoport1, a Csoport2 és a Csoport3 egy új mező, a típus2 tételei. Az új objektumok automatikus nevét fe­lül­í­rás­sal módosíthatjuk (gyártó, VW, PSA, TATA). Természetesen a létrehozás után a származtatott mezőt a program a pivot tábla se­géd­ab­la­ká­ban is megjeleníti.
pivot tábla, a csoportosítással létrehozott mező
A származtatott mező tulajdonságai azonosak a forrás-mezők tulajdonságaival. A Kimutatáseszközök, Elemzés, Csoportosítás, Cso­port­bon­tás paranccsal a származtatott mező egy csoportját választhatjuk szét, vagy magát a származtatott mezőt törölhetjük. Előbbi mű­ve­let­hez a csoport-címkét, utóbbihoz a mezőgombot kell kijelölnünk a pivot táblában.
    Tehát a szöveg adattípusú tételeket szabadon rendszerezhetjük. A szám adattípusú tételek csoportosítása viszont már igazi osz­tá­lyo­zás. A program a sor vagy oszlop mező értéktartományát azonos nagyságú szakaszokra osztja, majd a létrehozott rekeszekbe so­rol­ja be, ér­té­kük alapján, a mező tételeit. A pivot tábla az azonos rekeszben álló tételek csoport-statisztikáját képzi. Vizsgáljuk meg az el­mon­dot­ta­kat a javítások adatbázis-táblázat elemzésére létrehozott pivot táblán: számla (sor mező), gyártó (oszlop mező), rendszám, ja­ví­tá­sok szá­ma néven (statisztikai mező).
    Egy biztos: mélyen szántó következtetéseket, ebből a pivot táblából nem fogunk levonni. Próbálkozzunk meg a számla-értékek osz­tá­lyo­zá­sá­val! Kattintsunk rá a sor mező egy tételére és adjuk ki a Kimutatáseszközök, Elemzés, Csoportosítás, Csoport, Mező cso­por­to­sí­tá­sa utasítást!
pivot tábla, numerikus tételek csoportosítása
A Kezdődik mezőben a sor mező legkisebb, míg a Végződik mezőben a legnagyobb tétele áll. A Mi szerint mezőben a létrehozandó re­ke­szek méretét látjuk. Ha módosítás nélkül továbblépünk, akkor ezt kapjuk.
pivot tábla, numerikus tételek automatikus csoportosítása
Rögzítsük a megfigyeléseinket! [1] A szám adattípusú mező tételeinek „csoportosítása” nem hoz létre új mezőt. [2] A rekeszek címkéi ol­vas­ha­tat­la­nok. [3] A rekeszek határértékei elfogadhatatlanok. [4] A parancstábla Mi szerint mezőjében nem a rekesznagyságot látjuk, ha­nem a szomszédos rekeszek alsó határértékeinek különbségét („távolságát”). Mind az olvashatóságot, mind az átláthatóságot ja­ví­ta­ná, ha az el­ső rekesz értéktartománya kétszázezernél, az utolsó egymillió-kilencvenkilencezer-kilencszázkilencvenkilencnél fejeződne be. De dönt­he­tünk úgy is, hogy az első rekesz háromszázezernél, az utolsó kilencszázezernél kezdődjön. Ha újra kiadjuk a Mező cso­por­to­sí­tá­sa pa­ran­csot mó­do­sít­hat­juk a rekesz-tulajdonságokat.
pivot tábla, numerikus tételek egyéni csoportosítása
Mindkét megoldás eredményre vezetett: valamivel jobb lett a címkék olvashatósága és a rekeszek határértékei is jobban követhetők. A má­so­dik példában az utolsó rekesz felső határértékénél nagyobb tételek címkéjében módosítsuk a relációt! Nem „nagyobb”, hanem „na­gyobb egyen­lő”. A képen látható pivot táblákat egyedi tulajdonságokkal formáztam. Ha van időnk és türelmünk, akkor a szer­kesz­tő­lé­cen, egyen­kén­ti módosításokkal, például szóközök beillesztésével is javíthatjuk a rekesz-címkék olvashatóságát.
    Foglaljuk össze a tapasztalatainkat! A rekeszek méretét praktikus szempontok alapján határozzuk meg. A rekeszekkel teljesen le­fed­het­jük a mező értéktartományát (bal oldali példa) vagy csak egy meghatározott, minket érdeklő, szakaszát skálázzuk (jobb oldali példa). Utób­bi esetben a program külön csoportot hoz létre az első rekesz alsó határértékénél kisebb és az utolsó rekesz felső határértékével azonos il­let­ve annál nagyobb tételek számára.
    A pivot tábla sor vagy oszlop területére helyezett dátum adattípusú mezőt a program automatikusan, évek, negyedévek és hónapok sze­rint, csoportosítva jeleníti meg. A művelet csak két új mezőt (Évek, Negyedévek) eredményez, mert a hónapnevek az ere­de­ti me­ző­ben áll­nak. A három dátum-mező nagyság szerint, csökkenő sorrendben követi egymást a pivot tábla közepe felé haladva. Tekintsük meg az au­to­ma­ti­kus dátum-csoportosítást a pivot táblánkban! A sor területen álló számla mezőt lecseréljük a szervizből mezőre.
pivot tábla, dátum tételek csoportosítása
A Mező csoportosítása paranccsal az automatizmust a felhasználó felülbírálhatja. A csoportosító parancstáblán kat­tin­tás­sal tudjuk ki­vá­lasz­ta­ni az idő- és dátumegységeket, illetve ismételt kattintással a kijelölést megszüntetni. Mindig a legkisebb ki­vá­lasz­tott dá­tum­egy­ség tételei állnak majd az eredeti mezőben.
    A kis parancstábla napok és napok száma vezérlőivel tudunk hetes vagy tetszőleges napszámú dátumegységet beállítani. Ha hetes cso­por­to­sí­tást deklarálunk, akkor a Kezdő dátum mezőbe a legkorábbi dátum hetének hétfőjét, a Záró dátum mezőbe a legkésőbbi dá­tum he­té­nek vasárnapját kell írnunk.
pivot tábla, dátum tételek hetes csoportosítása
A kép bal oldalán az automatikusan kitöltött, jobb oldalon a módosított dátumok állnak.
    Ahogy azt már tapasztaltuk, szokásos beállításokkal, a program az érték nélküli tételeket elrejti. Ez vonatkozik a csoportosítással ki­a­la­kí­tott tételekre is. Megjelenítésük is azonos: Mezőbeállítások, Elrendezés és nyomtatás, Adatok nélkül látszanak a tételek.
  ismertető letöltése pdf-ben   munkafüzet letöltése
margitfalvi.arpad@gmail.com