rész- és végösszegek
2018-05-01    Excel 2016
Ebben a cikkben a rész- és végösszegek fogalmát ismertetem és bemutatom kezelésük módját az Excel 2016-os verziójában. Pél­dá­nak vegyük a már az előző írásokból megismert munkatársak adatbázis-táblázatot. Mezői: sorszám, név, végzettség, angol, irányultság, te­lep­hely, terület, státusz, fizetés. Csoportosító szerepre alkalmas mezőinek tételei a következők.
a pivot tábla forrása
Állapítsuk meg a kollégák számát terület szerinti csoportosításban, beosztás és azon belül végzettség szerinti bontásban! A pivot tábla fel­é­pí­té­se így a következő. Sor mezők: státusz, végzettség. Oszlop mező: terület. Statisztikai mező: sorszám, létszám néven, meg­szám­lá­lás (Da­rab) mű­ve­let­tel.
részösszegek pozíciója
A képen felül tagolt, alul táblázatos elrendezésben vizsgálhatjuk a létszám-adatokat. A pivot táblák automatikus formázását saját be­állí­tá­sok­kal cseréltem le. A részösszegek celláit vízkékkel, a végösszegek celláit olíva zölddel színeztem.
    A pivot tábla a statisztikai mező adatait dolgozza fel, a felhasználó által kiválasztott művelettel, a sor és oszlop mezők tételei által meg­ha­tá­ro­zott csoportosításban. Az elemző táblában álló számok ennek a statisztikai vizsgálatnak az eredményei. Hogy egy adott ér­ték, me­lyik csoporthoz tartozik azt a számot tartalmazó cella sorának és oszlopának címkéiből állapíthatjuk meg.
    A végösszegek ugyanennek a statisztikai elemzésnek az eredményei, és a kiválasztott érték csoportját is a fentieknek megfelelően ha­tá­roz­hat­juk meg. Tehát a Végösszeg oszlopban álló szám csoportját a sorának címkéi, a Végösszeg sorban álló szám csoportját az osz­lo­pá­nak címkéi mutatják. A Végösszeg sor és a Végösszeg oszlop metszéspontjában álló számhoz nem tartozik tételcímke, tehát ez az ér­ték a teljes mező vizsgálatának eredménye.
    Magyarul, a sor mezők szerinti csoportok vizsgálatának eredményeit a Végösszeg oszlop, az oszlop mezők szerinti csoportokét a Vég­összeg sor és a csoportosítás nélküli statisztikai vizsgálat eredményét a pivot tábla jobb alsó cellája tartalmazza.
    Ha tehát, az eredeti struktúrából az oszlop mezőket töröljük, akkor a Végösszeg oszlop értékeivel, ha a sor mezőket, akkor a Vég­összeg sor értékeivel és ha mindkét típusú mezőt, akkor a teljes pivot táblára érvényes végösszeggel azonos statisztikai értéket kapunk.
pivot tábla végösszegek
A képen felülről lefelé haladva: tagolt és táblázatos megjelenítésben az oszlop mező nélküli, a sor mezők nélküli és a csoportosító me­zők nélküli pivot táblát látjuk.
    Miután megismertük a végösszeg fogalmát, halkan megkérdezhetjük: mi ebben a vég és mi ebben az összeg?! Semmi. A jobb szélső osz­lop tartalmazza a sorértékeket, az utolsó sor az oszlopértékeket és jobb alsó sarokban a táblaérték áll.
    A végösszegek megjelenítését a Kimutatáseszközök, Tervezés, Elrendezés, Végösszegek lista parancsaival szabályozhatjuk.
    Mielőtt megfogalmazzuk a részösszeg fogalmát, adjuk hozzá az eredeti pivot táblához az angol mezőt, harmadik sor mezőként. OSZ­LO­POK: terület. SOROK: státusz, végzettség, angol. ÉRTÉKEK: létszám (sorszám, Darab).
a beágyazott részösszegek elrendezése
A képen tagolt elrendezésű, végösszegek nélküli, egyedi formázású pivot táblát látunk. A részösszegeket félkövérrel formáztam.
    A csoportosító mező halmozása hierarchiát teremt a pivot tábla adott területén. A rangsor az elemző tábla szélétől a középpontja felé ha­lad. Az első mező minden tétele tartalmazza a második mező tételeit, a második mező minden tétele tartalmazza a hármadik mező té­te­lét és így tovább. Illetve nincs tovább! Négy csoportosító mező azonos területre helyezése már emberiség elleni bűntett. A sta­tisz­ti­kai me­ző adatait a rangsor elején álló mező tételei kategorizálják, majd ezeket a kategóriákat a második csoportosító mező tételei ka­te­go­ri­zál­ják to­vább, míg végül, ezeken a kategóriákon belül jönnek létre a harmadik csoportosító mező tételei által meghatározott ka­te­gó­ri­ák.
    A részösszeg a további kategóriákat tartalmazó csoport statisztikai vizsgálatának eredménye. Tehát nem rész és nem összeg, ha­nem csoportérték. Ebből a meghatározásból következően a rangsor végén álló mező nem rendelkezik részösszeggel. A részösszeg po­zí­ci­ó­ját a pivot tábla elrendezése határozza meg: tagolt elrendezésben a kategóriákat tartalmazó csoport tetején, táblázatos el­ren­de­zés esetén a cso­port alatt jelenik meg.
a részösszegek pozíciójának elrendezés-független beállítása
A részösszegek pozícióját, a pivot tábla elrendezésének megtartásával, a Kimutatáseszközök, Tervezés, Részösszegek lista Minden rész­összeg megjelenítése a csoport alatt és a Minden részösszeg megjelenítése a csoport felett utasításaival módosíthatjuk. A lista első ele­mé­vel a pivot tábla összes részösszegének megjelenítését tilthatjuk meg.
    A program a további részösszegszerű szolgáltatásai az adott csoportosító mező Mezőbeállítások parancsával érhetők el, amelyet a pi­vot táblában a mezőnév vagy a tételnév helyi menüjében, a szalag Kimutatáseszközök, Elemzés, Aktív mező csoportjában és a Me­ző­lis­ta se­géd­ab­lak OSZLOPOK vagy SOROK területen álló mező menüjében találjuk.
részösszegek beállításai
A parancstábla külső, egyrétegű felülete tartalmazza a felhasználói név megadására szolgáló területet és az OK valamint a Mégse pa­rancs­gom­bo­kat. A panel belső, kétrétegű felületének Részösszegek és szűrők lapján állnak a témánkat érintő beállításokat. A panel bel­ső, kétrétegű felületének Részösszegek és szűrők lapján áll a Részösszegek vezérlő. A részösszegekről eddig tett megállapításaim csak az Automatikus beállítás mellett érvényesek.
    A részösszegekről eddig tett megállapításaim csak az Automatikus beállítás mellett érvényesek. Az Egyéni vezérlőt kijelölve, ugyanis mó­dosíthatjuk a részösszeg statisztikai függvényét. Tehát a mező csoportértékei mondjuk átlagok, de a kategóriáié összegek. Ez hü­lye­ség! Arról nem is beszélve, hogy az eltérő statisztikai vizsgálat nincs minden pivot tábla elrendezésben feliratozva. De nem csak mó­do­sít­hat­juk a mező csoportjainak vizsgálatát, de újabb elemzéseket is előírhatunk. Például a legkisebb és a legnagyobb érték meg­ke­re­sé­sét. Sőt a plusz sta­tisz­ti­kai vizsgálatokat a rangsor végén álló mezőhöz is előírhatjuk! Őrület!
    Az Egyéni beállításokra nincs semmi szükség. Ha kíváncsiak vagyunk az összegek mellet az átlagokra is, akkor újabb statisztikai me­zőt kell deklarálnunk az Átlag művelettel. Magyarul, az ÉRTÉKEK területre húzzuk, másodszor is, a már ott lévő mezőt. A szél­ső­ér­té­kek ki­íra­tá­sá­ra pedig hozzunk létre másolással új pivot táblát és módosítsuk a statisztikai mezőkhöz beállított műveletet: Min, Max! A Rész­összegek vezérlő Nincs parancsával a csoportértékek megjelenítését tilthatjuk meg a kiválasztott mezőben.
    Visszatérve a részösszegeket szemléltető negyedik ábrára, megfigyelhetjük, hogy a vezető státuszú munkatársak között hiányzik a „szakk” végzettség. Sőt a felsővezetők között már „gimn” végzettséget sem találunk. A pivot tábláról az is leolvasható, hogy a vezetők és a fel­ső­ve­ze­tők mind legalább középfokon beszélik az angol nyelvet. Másként fogalmazva a vezetők és a felsővezetők angol me­ző­jé­ben nem található üres és „alapf” bejegyzés.
    A szokásos beállítások mellett tehát a nem létező kategóriák nincsenek megjelenítve. Ez a szolgáltatás az áttekinthetőség javítását szol­gál­ja, de ha alaposan végiggondoljuk zavart is okozhat a tételek hiánya. A Mezőbeállítások parancstábla Elrendezés és nyomtatás lap­ján az Adatok nélkül látszódnak a tételek utasítással módosíthatjuk az automatizmust.
a nem létező kategóriák megjelenítése
A kép jobb oldalán álló pivot táblában látszódnak a „nem létező” tételek is. Az érték nélküli sorok bár elég sok helyet foglalnak el, de rit­must adnak a látványnak és ezzel az áttekinthetőséget javítják.
  ismertető letöltése pdf-ben   munkafüzet letöltése
margitfalvi.arpad@gmail.com