az adatbevitel szabályozása, alapok

2019-03-13    Excel 2019
De, Tanító bácsi! Én úgy tudom, hogy ezt igazából, csak adatbázisban tudjuk megtenni! Hááát… Ez igaz Pistike! Bár egy-két eszköz a táblázat-kezelő programban is a rendelkezésünkre áll. Vegyük számba ezeket a lehetőségeket!
Az adatbevitel szabályozását Microsoft-éknál „data validation”-nak hívják, amit „adat érvényesítés”-nek fordítottak a magyar verzióban.
az adatbevitel szabályozása összetett parancstáblája
Az adatbevitel szabályozása művelet két szereplője a tervező és a felhasználó. Az előbbi, egy feltétel deklarálásával befolyásolja az utóbbi tevékenységét. A feltétel egy meghatározott cella tartalmára vonatkozik. A feltétel teljesülését az adatbevitel lezárását követően a program ellenőrzi. Másként fogalmazva az adatbevitel szabályozása művelettel a tervező egy cella tartalmát írja elő a felhasználó számára. A feltételnek nem megfelelő adat esetén a program figyelmezteti a felhasználót, és a tervező döntésének megfelelően [1] vagy megtagadja a helytelen adat rögzítését és lehetőséget biztosít újabb bevitelre [2] vagy a felhasználó utasítására rögzíti a helytelen adatot, de lehetőséget biztosít újabb bevitelre [3] vagy a figyelmeztetés tudomásul vételét követően rögzíti a helytelen adatot.
az adatbevitel szabályozásának három szigorúsági szintje
A korlátozás számon kérési szintjeinek neve, a képen felülről lefelé haladva, Megállás, Figyelmeztetés és Információ. A Megállás Újra- és a Figyelmeztetés Nem parancsgombja az adatbevitelt megismétlését teszi lehetővé. A Figyelmeztetés Igen- és az Információ OK vezérlője a szabálynak ellentmondó adat rögzítésére utasít. A Mégse vezérlő funkciója, mindhárom esetben, azonos: bezárja a parancstáblát és törli a szabályozás alatt álló cella tartalmát.
Ezek szerint, a felhasználó csak a hibás bevitelt követően, szerez tudomást a korlátozásról? Jól van ez így, Tanító bácsi? Nem teljesen, Pistike! Bár van egy eszköz, amellyel az adatbevitel előtt informálhatjuk a felhasználót a szabályozásról. Az első képen bemutatott összetett parancstábla Beviteli üzenet lapjáról van szó. Az itt megadott szöveget a program a cella aktiválásakor jeleníti meg. Jelöljük ki a korlátozás alá eső cellákat és nyissuk meg az összetett parancstáblát az Adatok, Adateszközök, Érvényesítés vezérlővel!
az adatbevitel szabályozása, figyelmeztető üzenet bevitel előtt
A Cím mezőbe legfeljebb harminckét karaktert írhatunk, amely majd, félkövéren, sortörés nélkül fog megjelenni a figyelmeztetés első sorában. A Beviteli üzenet mezőben álló, maximum kettőszázötvenhat karakter hosszú szöveget, a program új sorban kezdi és a szövegdoboz szélességének megfelelően tördeli. A szöveg megjelenítését a panel bal felső sarkában álló, A cella kijelölése-kor… feliratú, jelölőnégyzet kiválasztott állapota biztosítja.
Ahogy a felhasználó ellép a celláról a figyelmeztetés eltűnik. Ezt a szolgáltatást önállóan, az adatbevitel korlátozása nélkül, is használhatjuk!
Tehát, akkor a szabály betartását három, szigorúságában csökkenő, szinten kérheti számon a tervező… Ugye Tanító bácsi? Igen, Pistike! A legszigorúbb a Megállás: Vagy az előírt adatot írod be a cellába vagy semmit! A Figyelmeztetés és az Információ szint lényegében azonos: a szabálynak ellentmondó adat is rögzítésre kerülhet. A Figyelmeztetés parancstábla a felhasználóra bízza a döntést: megismétli az adatbevitelt (Igen) vagy tovább lép (Nem), az Információ szintje csak tájékoztat a szabálysértésről és ezt követően rögzíti a hibás adatot.
A számonkérés szintjét az összetett parancstábla Hibajelzés lapjának Stílus listájából választhatjuk ki. A panel jobb oldalán a tervező saját figyelmeztető üzenetet határozhat meg. A bal felső sarokban álló jelölőnégyzet kiválasztott állapota, ezen a lapon is, a szöveg megjelenítését biztosítja.
az adatbevitel szabályozása, nem megengedett adatt beírását követő üzenet szerkesztése
Most pedig vegyük sorra milyen eszközöket biztosít a program a korlátozó feltétel összeállításához. Először nézzük meg az összetett parancstábla Beállítások lapjának Megengedve listáját!
az adatbevitel szabályozása, beépített korlátozó lehetőségek
A felsorolás elemeinek magyarázata a következő. Bármilyen érték: tetszőleges adat bevihető a cellába. Lista: csak az az adat elfogadható, amely szerepel a tervező által felsorolt adatok között. Egyéni: a tervező egy logikai eredményt adó képlettel szabályozza az adatbevitelt. Minden olyan adat rözítésre kerül, amellyel a képlet Igaz eredményt ad. Egész szám, Tizedes tört, Dátum, Idő, Szöveghossz: csak a névben szereplő típusú- és a tervező által összeállított feltételnek megfelelő adat fogadható el.
az adatbevitel szabályozása, beépített korlátozó lehetőségek
Most látom, Pistike, hogy nagy fába vágtam a fejszémet! Akkor most csak az „adattípusos” szabályozásról tessék mesélni, Tanító bácsi! Rendben van Pistike! A „listás” és a „képletes” módszerről majd máskor…
Ha kiválasztunk egy adattípust a Megengedve listáról, akkor a vezérlő alatt aktívvá válik a Jelleg lista, amely a relációkat tartalmazza.
az adatbevitel szabályozása, egész szám korlátozása
Reláció-választást követően a program megjeleníti a konstansok beviteléhez szükséges mezőket. A feltétel megadásának lépései tehát a következők: adattípus választás, reláció választás és a konstansok megadása.
A munkalap összes szabályozott bevitelű celláját a Kezdőlap, Szerkesztés, Keresés és kijelölés, Adatok érvényesítése paranccsal jelölhetjük ki. Ugyanez a funkciója a Szerkesztés, Keresés és kijelölés, Irányított kijelölés… utasítással megjeleníthető panel Adatok érvényesítése, Mind vezérlőjének is.
korlátozott tartalmú cellák kijelölése
Az Azonosak vezérlővel az előzőleg kijelölt cella beviteli szabályával megegyező korlátozást tartalmazó cellákat jelölhetjük ki a munkalapon. A korlátozás módosításakor nem kell a szabályt tartalmazó összes cellát kijelölnünk, ezt a program automatikusan megteszi, ha kipipáljuk A változtatás többi azonos beállítású cellára is érvényes feliratú jelölőnégyzetet.
az adatbevitel szabályozása, a korlátozás módosítása
A beviteli szabály eltávolítása a panel Az összes törlése parancsgombjával történik. A nevével ellentétben a vezérlő csak az aktív- illetve a kijelölt cellák korlátozását oldja fel. Az aktív cellával azonos szabályt tartalmazó összes többi cella korlátozását A változás a többi… jelölőnégyzet kiválasztásával, majd a parancsgombra kattintva távolíthatjuk el.
Ha az Adatok érvényesítése panelt úgy akarjuk megjeleníteni, hogy különböző adatbeviteli szabályt tartalmazó cellákat jelöltünk ki, akkor a program hibaüzenetet küld. Két lehetőség közül választhatunk: az OK eltávolítja a kijelölt cellák beviteli korlátozásait és megnyitja a parancstáblát, vagy a Mégse vezérlőre kattintunk és módosítjuk a kijelölést.
az adatbevitel szabályozása, a korlátozás módosítása
Látom elfáradtál, Pistike! Megígérem, hogy legközelebb majd rövidebbre fogom! Arrivederci Amici! Csókolom, Tanító bácsi!
margitfalvi.arpad@gmail.com