feltételes formázás, kezelés
2021-11-24 Excel 2019
fogalmak
A feltételes formázás az automatikus formázás modul egyik szolgáltatása, adat-halmazok vizuális elemzésére. A szolgáltatással a halmaz meghatározott elemeihez betű és cellaformázásokat állíthatunk be. Magyarul, betű és cellaformázással kiemelhetjük az adat-tengerből a minket érdeklő elemeket.
A műveletet egy logikai eredményt adó képlet vezérli. Ez az automatikus formázást vezérő képlet. Röviden a formázó képlet. A formázó képletet a program minden a művelet hatály alá eső cellához hozzárendeli. Az az adat, illetve annak az adatnak a cellája lesz formázva, amellyel a formázó képlet IGAZ eredményt ad. A formázó képletet az Excel minden adat-beviteli művelet (beírás, módosítás, törlés) után kiértékel és ha szükséges módosítja a megjelenítést.
A feltételes formázás kiterjeszthető a halmaz-elemek kapcsolódó adataira is. Például, egy vállalat dolgozóinak fizetéseit vizsgálva, nem csak az átlagon felüli fizetéseket formáztathatjuk kék betűszínnel, hanem az átlagon felül kereső munkatárs adatait is: azonosító, név, osztáy, beosztás…
a formázó képlet
Miután kijelöltük a művelet hatókörébe tartozó cellákat, megadhatjuk a formázó képletet: Kezdőlap, Stílusok, Feltételes formázás, Új szabály…, Értekek formázása, ha ez a képlet igaz.
Mondjuk, én egy kicsit másként írtam volna: Az adat vagy cellájának formázása, ha ennek a képletnek az eredménye IGAZ. De nem én írtam… A lényeg: (1) tessék megadni egy tetszőleges „excel-képletet”, (2) legyen benne a halmaz első elemének hivatkozása, és (3) logikai értéket adjon eredményül. Az utolsó feltétel csak akkor valósulhat meg, ha a képlet egy logikai értéket eredményező függvény vagy, ha egy összehasonlítás.
A bal ololdali táblázat sorai közül, azokat emeltem ki feltételes formázással, amelyeknek vizsga cellája nem üres, a jobb oldaliban pedig azokét, amelyek esszé, kis előadás és beszámoló celláiban legalább két IGAZ logikai érték áll. Mindkét példában nem csak a vizsgált, hanem a kapcsolódó adatok celláira is kiterjesztettem a műveletet.
A formázás stílusjegyeit a Formátum… vezérlőre kattintva megjelenő a Cellák formázása nevű, összetett parancstáblán adhatjuk meg. A cella tartalmát a Szám és Betűtípus, magát a cellát a Szegély és Kitöltés lap vezérlőivel „formázhatjuk”. A parancstábla Betűtípus lapjának kívételével, a többi lap azonos a felhasználói formázáskor megismert lapokkal.
Néhány vezérlő hiányzik, számos meg le van tíltva. Amúgy a dőlt betűn és a betűszínen kívül másra nagyon nincs is szükségünk. (Lásd a következő részt!)
az áttekinthetőség megőrzése
Egy excel-táblázatnak elsősorban áttekinthetőnek, másodsorban szépnek kell lennie. A feltételes formázás mindkét tulajdonságra veszélyes! Ha túl erős formai jegyeket használunk, akkor „szétesik” a táblázatunk: a kiemelt részek önálló életre kelnek vagy mondhatnám úgy is, hogy önálló vizuális egységként tünnek fel, rontva ezzel a táblázat áttekinthetőségét és a táblázat-készítő társadalmi presztizsét.
(jótanácsok) Legfeljebb két stílus-jegyet állítsunk be! Ne használjunk félkövér és aláhúzott karaktereket! Az áthúzottról nem is beszélve. Kerüljük a környezettel erős kontrasztban álló stílus-jegyeket! A cella-kitöltés eltakarja a munkalap rácsozatát, ezért a háttérszínt mindig halványszürke szegélyezéssel társítsuk! Ezt tettem én is a jobb oldali táblázatban. A rácsozat szürkéjenek az RGB rendszerben decimálisan 212, 212, 212, hexadecimálisan meg D4D4D4 a száma. Ezt a legjobban, a szokásos színskála második szürkéje közelíti meg (219, 219, 219).
Egyszóval: az első formázó-gondolatunkat mindig osszuk el kettővel!
a deklaráció módosítása
A feltételes formázás eddig bemutatott paraméteréi: (1) a művelet hatóköre, (2) a formázó képlet és (3) a betű- és cella-formázások. Hogyan tudjuk módosítani ezeket a beállításokat? Először is ki kell jelöljük a művelet hatálya alá eső cellákat.
És ha már nem emlékszünk rá? Akkor rá kell kattintani az egyik formázott cellára, és Kezdőlap, Szerkesztés, Keresés és kijelölés, Irányított kijelölés (vagy F5, Irányított…)!
Először ki kell jelölni a Feltételes formázás-, majd az Azonosak vezérlőt. Az Azonosak feliratot úgy kell érteni, hogy a kijelölttel azonosak. A következő lépés a deklaráció-kezelő parancstábla megnyitása: Kezdőlap, Stílusok, Feltételes formázás, Szabályok kezelése…
Ahogy már megfigyelhettük a program a feltételes formázás deklarációját következetessen szabálynak nevezi. Ezen a panelon is. Négyszer. Az első vezérlő (Formázási szabályok a következőkhöz) listájából kiderül, hogy az se lett volna probléma, ha nem kijelöléssel kezdünk…
A feltételes formázás három paramétere közül a hatókört közvetlenül módosíthatjuk az Érvényesség mezőben. Ne felejtsük el, hogy pontosvesszővel elválasztva több tartományt is megadhatunk! Például, =$A$2:$A$21;$C$2:$C$21. Egyetlen megkötés van: azonos lapon legyenek a tartományok.
A formátum módosítása ugyanazon az összetett parancstáblán történik, mint a megadása. A panel minden lapján találunk egy Törlés feliratú vezérlőt, amellyel egy művelettel távolíthatjuk el az adott lapon beállított összes stílus-elemet.
kapcsolódó szolgáltatások
A feltételes formázás lényegét tekintve azonos egy felhasználói formázással. Például, a program bizonyos karakterek színét pirosra változtatja, azután néhány művelet után visszaállítja feketére. Mintha mi tennénk. Ha ez így van, akkor viszont meg kell vizsgálnunk néhány műveletet, amely érintheti a feltételes formázást!
Például, mi történik ha másoljuk a feltételesen formázott objektumot? Tegyünk egy próbát! Van egy számhalmazunk, amelynek négynél nagyobb elemeit háttérszínnel és szegéllyel emeltük ki. Másoljuk a halmazt tartalmazó tartomány néhány celláját!
A másolat tehát örökli az eredeti objektum feltételes formázásait. És ez csak úgy lehetséges, hogy a program a háttérben automatikusan létrehozza a deklarációt a másolathoz. A feltételes formázás parancstábláján a felhasználói és az automatikus deklaráció nincs megkülönböztetve. Ezt a képen is megfigyelhetjük.
Automatikus a deklaráció a formátummásoló (Kezdőlap, Vágólap) használata közben is. Magyarul, az eszköz nem csak a felhasználói, de a feltételes formázásokat is átviszi az ecsettel áthúzott cellákra.
másolás és áthelyezés a feltételesen formázott tartományba
A feltételesen formázott cellák másolásakor tehát a feltételes formázások is másolódnak, de mi történik fordított esetben? Cellát másolunk feltételesen formázott tartományba.
A kép tetején a feltételes formázás deklarációját, alatta a másolás előtti és a beillesztés utáni állapotot látjuk. A kép alján pedig megfigyelhetjük a program által automatikusan módosított hivatkozást. A másolat akkor sem veszi fel a tartomány feltételes formázását, ha nem beillesztéssel, hanem beszúrással (Másolt cellák beszúrása…) próbálkozunk.
Áthelyezésnél (Kivágás, Beillesztés vagy Kivágott cellák beszúrása…) már nincs ilyen probléma, a halmaz új eleme automatikusan felveszi a környezete feltételes formátumát.
feltételes formázás törlése
A beállított feltételes formázást a következő utasításokkal és vezérlőkkel törölhetjük. (1) Kezdőlap, Stílusok, Feltételes formázás, Szabályok törlése. (2) Kezdőlap, Stílusok, Feltételes formázás, Szabályok kezelése…, deklaráció kijelölése, Szabály törlése. (3) Kezdőlap, Szerkesztés, Törlés, Formátum törlése. (4) Gyorselemzés eszköztár, Formátum, Formátum…
margitfalvi.arpad@gmail.com
