készítsünk kimutatást
2026-01-11 Excel 2024
előkészületek
A kimutatás összeállítása előtt az elemezni kívánt táblázatot célszerű adatbázis-táblázattá alakítani. Kattintsunk a táblázatba, majd (1) adjuk ki a Kezdőlap, Stílusok, Formázás táblázatként vagy (2) a Beszúrás, Táblázatok, Táblázat parancsot vagy (3) a CTRL+r billentyű-parancsot. Ha az első utasítással indítottuk az átalakítást, akkor választhatunk a program táblázat-stílusai közül, ha nem, akkor a táblázat a szokásos módon lesz formázva. Az adatbázis-táblázat biztosítja majd a pivot tábla egyszerű aktualizálását.
A létrehozott adatbázis-táblázat automatikus nevét cseréljük le! A Táblázateszközök, Tervezés, Tulajdonságok, Táblázat neve mezőbe írjuk be: szőlő!
A névnek a következő előírásoknak kell megfelelnie: (1) maximális hossza 255 karakter, (2) tartalmazhat kis- és nagybetűket valamint számokat, (3) nem tartalmazhat szóközt és a program foglalt karaktereit, (4) tagolása az „alsó vonal” és a „pont” karakterekkel történik, (5) nem kezdődhet számmal, (6) nem lehet azonos egyetlen lehetséges hivatkozással, (7) önállóan nem lehet név a kis és nagy „cé” és a kis és nagy „er” betűk. A csak kis- és nagybetűkben különböző neveket a program azonosnak tekinti.
a kimutatás forrásának és helyének deklarálása
Azt, hogy mi a kimutatás forrása, már tudjuk, de mit értünk a „hely”-én? Egy cellát, amely a pivot tábla csoportosító- és statisztikai mezői által meghatározott téglalap bal felső sarkában áll.
Aktív adatbázis-táblázat mellett a Táblázattervezés, Eszközök, Összegzés kimutatással utasítással indíthatjuk a műveletsort. Ha az elemzendő adatbázis-táblázat inaktív, akkor pedig a Beszúrás, Táblázatok, Kimutatás utasítással. Mindkét esetben a Kimutatás táblázatból vagy tartományból parancstábla fog megjelenni.
A Táblázat vagy tartomány mezőt a program tölti ki, ha az adatbázis-táblázat aktív. Ha nem aktív, akkor meg mi. A kimutatás helyét kattintással is megadhatjuk, ha nem az Új munkalapra lehetőséget választjuk. A kattintott cella munkalapjának nevét is kiírja a program a Hely mezőbe. Az Új munkalapra utasításra a program az adatbázis-táblázat munkalapja elé szúrja be az új lapot és a A3-as cella lesz a hely-meghatározó cella. Azért nem az A1-es, hogy a szűrőmezőknek is maradjon hely.
mezőlista
A kiindulási adatok megadását követően a program nem csak a fenti képen látható, felíratozott téglalapot jeleníti meg, hanem egy segédablakot is. Ezt a panelt a program mezőlistának nevezi.
A mezőlistát egy pontvonalas vezérlő osztja két szakaszra. A felső szakasz az oszlop-listát, az alsó a kimutatás funkciós egységeinek területeit tartalmazza. A panel megjelenítését illetve az oszlop-lista rendezettségét a mezőlista tetején álló fogaskerekes vezérlő utasításaival szabályozhatjuk. A Keresés vezérlővel pedig a nevükben a megadott karakterláncot tartalmazó oszlopokat választhatjuk ki.
A segédablak megjelenítése automatikus: ha a pivot táblára kattintunk megjelenik, ha elkattintunk róla, eltűnik. Felhasználói bezárása után, azonban csak a Kimutatás-elemzés, Megjelenítés, Mezőlista vagy a pivot tábla helyi menüjének Mezőlista megjelenítése utasítással tehetjük ismét láthatóvá.
csoportosító- és szűrőmezők deklarálása
Mivel a csoportosító mezők pozíciója a statisztikai vizsgálat eredményét nem befolyásolja, ezért szabadon dönthetünk, hogy az egyes mezők a Sorok vagy az Oszlopok területére kerüljenek. A függőlegese elrendezésű pivot tábla általában jobban olvasható és jobban kezelhető, mint a vízszintes, ezért a soktételes mező álljon a Sorok, a kevés tételes pedig az Oszlopok területen.
A kimutatás mezőinek deklarálása a mezőlistán történik: a felső szakaszból az oszlop nevét az alsó szakasz valamelyik területére húzzuk. Ha a húzás kattintásra sikeredik, akkor a mező automatikusan a Sorok vagy az Értékek területre kerül.
Térjünk vissza a példánkhoz. Két csoportosító mezönk lesz: a „borvidék” és a „szín”, a szűrőmező pedig a „borrégió”. A soktételes „borvidék” mező legyen a sormező, a kéttételes „szín” pedig az oszlopmező.
Ez lenne a híres pivot tábla! Hát nem egy nagy szám! Majd szépítünk rajta! Mellette a mezőlista „Csak Területek szakasz (2x2)” nevű elrendezésben. Ahogy egy mezőt elhelyezünk a mezőlista valamelyik területén az azonnal megjelenik a kimutatásban is. Ezt az automatizmust tudjuk kikapcsolni az Elrendezésfrissítés elhalasztása jelölőnégyzettel. Ha befejeztük a munkát a mezökkel, akkor a Frissítés vezérlővel kérhetjük a kimutatás aktualizálását.
statisztikai mező deklarálása
A mezőlista Értékek területére húzott oszlop lesz a kimutatás statisztikai mezője. A szokásos statisztikai vizsgálat számokat tartalmazó oszlop esetén az összeadás, minden más tartalom esetén a megszámlálás. Csoportonkénti bontásban. Ha a szokásostól eltérő elemzést akarunk, akkor azt deklarálnunk kell.
Kíváncsiak vagyunk a szőlő ültetvényék területének összegére, borvidékek és a szőlő bogyójának színe szerint. Tehát, a terület oszlop lesz a statisztikai mező, a szokásos vizsgálattal.
Ha a pivot tábla egyik cellájára kattintunk, akkor a program automatikusan megjelenti a menüszalag Kimutatás-elemzés lapját. És az Aktív mező csoportban leolvashatjuk az aktív cella által meghatározott mezőt.
Az aktív mező tulajdonságainak megadását a Mezőbeállítások vezérlővel kezdeményezhetjük. A fenti képen az aktív mező a statisztikai mező, azaz a terület mező. Ez azt jelenti, hogy az aktív cella egy statisztikai érték cellája.
A statisztikai mező tulajdonságait az Értékmező-beállítások nevű parancstáblán adhatjuk meg, amelyet nem csak a fenti vezérlővel, de a pivot tábla egy statisztikai értékének helyi menüjéből vagy a mezőlista Értékek területén álló a statisztikai mező helyi menüjéből is meg tudunk jeleníteni.
A parancstábla Egyéni név mezője felhasználói név megadását teszi lehetővé. A felhasználói név tartalmazhat kis- és nagybetűket, ékezetes karaktereket és szóközöket is. A felhasználói név felülírja az automatikus nevet a kimutatás hely-meghatározó cellájában és a mezőlista Értékek területén is, ezért a névben feltétlenül utalni kell, milyen statisztikai elemezés eredményét látjuk.
Az Értékmező-beállítások parancstáblán függvényt nem kellett választanunk, mert a szokásos művelettel (összeadás) kívántuk elemezni a statisztikai mezőt.
elemző táblázat
Tessék! Elvégeztük a statisztikai vizsgálatot, és itt a kimutatás az eredményekről! Viszontlátásra! Nem-nem! Ez nem a befejezés, hanem a kezdet! Most kezdődik egy átfogó, sokszempontú vizsgálat-sor! Az elkészült pivot táblával. Mert a „pivot table” nem „kimutatás”, hanem „elemző táblázat”!
Megnéztük a szőlőültetvények területeinek összegét az egyes borvidékeken, a bogyó színe szerinti bontásban! Most kíváncsiak vagyunk az ültetvények darabszámára is! (Ha már itt van ez a szuper elemző táblázat.) Ha el akarunk távolítani egy mezőt a pivot tábláról, akkor egyszerűen le kell húzni a mezőlistáról, de a mezőt áthelyezése egyik területről a másikra is húzással történhet. Persze, mindkét művelet elvégezhető a mező helyi menüjének utasításaival is.
Távolítsuk el a „terület” mezőt az Értékek területről és húzzuk le a helyére az „ültetvény AZ”-t. A szokásos statisztikai vizsgálat számokat tartalmazó oszlop esetén, az „ültetvény AZ” is ilyen, az összeadás, de nekünk most a megszámlálásra van szükségünk! Nézzük meg milyen lehetőségeket kínál a program!
A Darab és a Darabszám nevű vizsgálatot könnyű összekeverni, ezért egy példán keresztül mesélem el a különbséget. Képzeljünk el egy vegyes adattípusú mezőt. Például a „pénztárba” mezőt: forrás-oszlopának tíz cellájában számok állnak, ötben pedig az „átutalás” szöveg. Ha a vásárlások számát kívánjuk megállapítani, akkor az összes cellát meg kell számolni, tehát a Darab műveletet állítjuk be (adatok megszámlálása) és az eredmény tizenöt lesz. Ha csak a készpénzes vásárlásokra vagyunk kíváncsiak, akkor a számok darabszámát fogjuk lekérdezni a Darabszám művelettel (számok megszámlálása). A vizsgálat eredménye tíz lesz. Arra a kérdésre, hogy a két vizsgálatnak, miért azonos az automatikus neve (Mennyiség) válaszoljon a Microsoft Co.
Miután megadtuk a kimutatás alapadatait (forrás, hely) a program létrehoz a memóriában egy adatszerkezetet, amely működteti az elemző táblázatot. Ezt az adatszerkezetet nevezik „pivot cache”-nek, amely biztosítja a mezők huzigálását, egyszerű cseréjét és az elemzések azonnali végrehajtását.
formázási minimum
Az elkészült pivot tábla megjelenítésében három alapvető bénaságot látunk.
(1) Mi az, hogy Sorcímkék, meg hogy Oszlopcímkék? Nincs a mezőknek neve? (2) Az oszlop-szélességeket a program automatikusan a legszélesebb tartalomhoz igazítja. Ráadásul, a kimutatás minden módosításakor! (3) Az Oszlopösszeg” és a „Sorösszeg” miért „Végösszeg”?
(1) Az első problémát egyszerűen orvosolhatjuk: Tervezés, Elrendezés, Kimutatás elrendezése, Megjelenítés táblázatos formában.
Értem! Szóval az elemző táblázatot, most táblázatos formában fogjuk látni. Izgi! Valóban: megjelentek a mezőnevek, sőt még a cellarácsok is. (2) Ki kell kapcsolnunk az automatizmust a Kimutatás-elemzés, Kimutatás, Bealítások, Beállítások, Elrendezés és formátum, Oszlopszélesség automatikus beállítása frissítéskor jelölőnégyzet pipájának törlésével. Ha megvan, akkor állítsuk be a végleges szélességeket! (3) A két „Végösszeg” felülírható a celláikban, de a program az új címkét automatikusan átvezeti a másik feliratra is. Szóval: cseberből vederbe.
kimutatás áthelyezése
A pivot tábla helyének módosítása a Kimutatás-elemzés, Műveletek, Kimutatás áthelyezése utasítással kezdeményezhető. A megjelenő parancstáblán meg kell adnunk a kimutatás, a képen szaggatott vonallal szegélyezett, cellájának új helyét.
kimutatás frissítése
A kimutatás elrendezésének frissítéséről már volt szó, de most a kimutatással elemzendő táblázat módosításainak beolvasásáról beszélünk. A program nem követi a kimutatás forrásának módosításait, sőt a szokásos beállítások mellet még a fájl megnyitásakor sem aktualizálja a pivot táblát. Ha erre igényt tartunk, akkor be kell kapcsolnunk ezt a szolgáltatást: Kimutatás-elemzés, Kimutatás, Beállítások, Adatok, Adatfrissítés a fájl megnyitásakor. Munka közben a Kimutatás-elemzés, Adatok, Frissítés paranccsal aktualizálhatjuk a pivot táblát. Ne felejtsük, a frissítés csak akkor ilyen egyszerű, ha a pivot tábla készítése előtt az elemzendő táblázatot adatbázis-táblázattá alakítottuk.
kimutatás törlése
A pivot tábla mezőit (!) a Kimutatás-elemzés, Műveletek, Törlés, Az összes törlése utasítással távolíthatjuk el. Magát a kimutatást a statisztikai terület celláinak helyi menüjéből törölhetjük: Kimutatás törlése.
Régebbi program-változatokban, csak két lépésben tudjuk törölni a kimutatást. (1) Jelöljük ki a pivot táblát, majd (2) adjuk ki a törlés-utasítást: Kezdőlap, Szerkesztés, Törlés, Az összes törlése.
margitfalvi.arpad@proton.me
