készítsünk pivot táblát
2022-01-05 Excel 2019
A pivot tábla - fogalmak és a mezőhalmozás - fogalmak című cikkekben általánosságokban beszéltem az elemző tábláról. Ebben a leírásban egy konkrét pivot tábla elkészítésének lépéseit mutatom be. Példánk, a már ismertetett, szőlő-ültetvényes táblázat lesz.
A pivot tábla összeállítása előtt az elemezni kívánt táblázatot célszerű adatbázis-táblázattá alakítani. Kattintsunk a táblázatba, majd adjuk ki a Kezdőlap, Stílusok, Formázás táblázatként vagy a Beszúrás, Táblázatok, Táblázat parancsot. Ha az első utasítással indítottuk az átalakítást, akkor választhatunk a program beépített táblázat-formátumai közül, ha nem, akkor a táblázat a szokásos módon lesz formázva. Az adatbázis-táblázat biztosítja majd a pivot tábla egyszerű aktualizálását.
A létrehozott adatbázis-táblázat automatikus nevét cseréljük le! A Táblázateszközök, Tervezés, Tulajdonságok, Táblázat neve mezőbe írjuk be: szőlő! A névnek a következő előírásoknak kell megfelelnie: maximális hossza 255 karakter, tartalmazhat kis- és nagybetűket valamint számokat, nem tartalmazhat szóközt és a program foglalt karaktereit, tagolása az _ (alsó vonal) és a . (pont) karakterekkel történik, nem kezdődhet számmal, nem lehet azonos egyetlen lehetséges hivatkozással, önállóan nem lehet név a kis és nagy cé (c, C) és az er (r, R) betűk. A csak kis- és nagybetűkben különböző neveket a program azonosnak tekinti.
A táblázat átalakítása és az adatbázis-táblázat átnevezését követően indíthatjuk a pivot tábla létrehozásának folyamatát. Ebben a fázisban kell meghatároznunk az elemző tábla helyét egy cella kijelölésével. Ez a cella lesz a pivot tábla, a külső szűrőket nem tartalmazó, területének bal felső cellája. Aktív adatbázis-táblázat mellett a Táblázateszközök, Tervezés, Eszközök, Összegzés kimutatással utasítással indíthatjuk a műveletsort. A megjelenő parancstábla Hely mezőjében adhatjuk meg az elemző tábla pozícióját. Ha nem élünk a lehetőséggel, akkor a pivot tábla, az elemzendő táblázat lapja elé beszúrt, új munkalapra kerül, az A2-es cellától kezdődően. Az elemző tábla pozícióját előzetesen is meghatározhatjuk: kattintsunk a kiválasztott cellán és adjuk ki a Beszúrás, Táblázatok, Kimutatás utasítást. A program ebben az esetben is megjeleníti a parancstáblát, de most a Táblázat vagy tartomány feliratú mezőt kell kitöltenünk: szőlő.
A kiindulási adatok rögzítését követően a program megjelenít egy Kimutatásmezők feliratú segédablakot. A panel tartalmazza a mezőlistát és a pivot tábla területeit. Vezérlői sorrendben, felülről lefelé haladva, a következők. Kis, lefelé mutató háromszög: a segédablak áthelyezése, méretezése és bezárása. Fogaskerekes nyomógomb menüje: az oszlopnevek megjelenítésének szabályozása, a mezők sorrendjének beállítása. Keresés vezérlő: a megadott karakterláncot tartalmazó mezők lekérdezése. A kihagyott vezérlők a PowerPivot modulhoz tartoznak.
A segédablak megjelenítése automatikus: ha a pivot táblára kattintunk megjelenik, ha elkattintunk róla, eltűnik. Felhasználói bezárása után, azonban csak a Kimutatáseszközök, Elemzés, Megjelenítés, Mezőlista vagy a pivot tábla helyi menüjének Mezőlista megjelenítése utasítással tehetjük ismét láthatóvá.
A pivot tábla szerkezetét a feladat határozza meg: összesítsük a magyarországi szőlő ültetvények területét borvidékek és a bogyó színe szerint! Másként fogalmazva, adjuk össze a területeket borvidékek és a bogyó színe szerinti csoportosításban! Tehát a pivot tábla statisztikai mezője a „terület”, csoportosító mezői a „borvidék” és a „szín” lesznek.
Az elemző tábla mezőit a segédablakban deklaráljuk: a kiválasztott oszlopot lehúzzuk a panel alján álló négy terület egyikére. Az Értékek felirat alá a statisztikai-, a Sorok és az Oszlopok alá a csoportosító- és a Szűrők alá a szűrő mezők kerülnek. Visszatérve a példánkhoz a csoportosító mezők pozíciója még megfontolást igényel, de a statisztikai mező már biztos: tehát a „terület” oszlopot húzzuk az Értékek felirat alá! A pivot tábla szokásos statisztikai művelete, számokat tartalmazó mező esetén az összeadás, minden más adattípus esetén a megszámlálás. Erre utal, a pivot táblában a kiszámolt statisztikai érték felett, és a segédablakban az Értékek felirat alatt megjelenített automatikus név: Összeg/terület.
A statisztikai mező tulajdonságait az Értékmező-beállítások nevű parancstáblán adhatjuk meg, amelyet a pivot tábla egy statisztikai értékének helyi menüjéből vagy a segédablakban a statisztikai mező helyi menüjéből tudunk megjeleníteni az Értékmező-beállítások…utasítással. Felülről lefelé haladva a vezérlők funkciója a következő. Egyéni név: az automatikus név lecserélése. Műveletek listája: a statisztikai művelet meghatározása. Számformátum: a statisztikai értékek megjelenítésének szabályozása.
A táblázat Darab és Darabszám művelete magyarázatra szorul. Képzeljünk el egy vegyes adattípusú mezőt. Például a „pénztárba” mezőt: tíz cellájában számok állnak, ötben pedig az „átutalás” szöveg. Ha a vásárlások számát kívánjuk megállapítani, akkor az összes cellát meg kell számolni, tehát a Darab műveletet állítjuk be és az eredmény tizenöt lesz. Ha csak a készpénzes vásárlásokra vagyunk kíváncsiak, akkor a számok számát fogjuk lekérdezni a Darabszám művelettel. A vizsgálat eredménye tíz lesz. Arra a kérdésre, hogy a két vizsgálatnak, miért azonos az automatikus neve (Mennyiség) válaszoljon a Microsoft Co.
A jelenlegi fázisban pivot táblánk a magyarországi szőlőültetvények összterületét mutatja, ha azonban a segédablakban a „borvidék” feliratot a SOROK területre húzzuk, az elemző tábla már borvidékek szerint bontásban mutatja az ültetvények területét. A másik csoportosító mezőnk a bogyó színét mutató oszlop, amelyet helyezzünk az Oszlopok területre.
A csoportosító mezők pozícióját úgy kell meghatároznunk, hogy a pivot tábla áttekinthetősége optimális legyen. Általában a lista szerű elrendezések jobban olvashatók, mint a szélesen elterpeszkedők. Ezért került a soktételes „borvidék” a SOROK és a kéttételes „szín” mező az OSZLOPOK területre.
A csoportosító mezők tételei és a statisztikai mező értékei a pivot tábla sor- és oszlopmezőinek menüjéből szűrhetők. Szűrő mezők deklarálásával a statisztikai vizsgálat hatókörének további szűkítésére nyílik lehetőség: húzzuk tehát a segédablakban a „borrégió” feliratot a SZŰRŐK területre.
A pivot tábla minden módosítását követően a program automatikusan a legszélesebb tartalomhoz igazítja az elemző tábla összes oszlopát. Ez a szokásos működés, amelyet a Kimutatáseszközök, Elemzés, Kimutatás, Bealítások, Beállítások, Elrendezés és formátum, Oszlopszélesség automatikus beállítása frissítéskor jelölőnégyzet pipájának törlésével kapcsolhatunk ki. A Sorcímkék és Oszlopcímkék feliratokat a Kimutatáseszközök, Tervezés, Elrendezés, Kimutatás elrendezése, Megjelenítés tagolva utasítással cserélhetjük le a mezőnevekre: borvidék, szín.
A pivot tábla helyének módosítása a Kimutatáseszközök, Elemzés, Műveletek, Kimutatás áthelyezése utasítással kezdeményezhető. A megjelenő parancstáblán meg kell adnunk az elemző táblában szaggatott vonallal szegélyezett cella új helyét.
A program nem követi a pivot táblával elemzett táblázat adatainak módosításait. A szokásos beállítások mellet még a fájl megnyitásakor sem aktualizálja a pivot táblát. Ha erre igényt tartunk, akkor be kell kapcsolnunk ezt a szolgáltatást: Kimutatáseszközök, Elemzés, Kimutatás, Beállítások, Adatok, Adatfrissítés a fájl megnyitásakor. Munka közben a Kimutatáseszközök, Elemzés, Adatok, Frissítés paranccsal aktualizálhatjuk a pivot táblát. Ne felejtsük, a frissítés csak akkor ilyen egyszerű, ha a pivot tábla készítése előtt az elemzendő táblázatot átalakítottuk adatbázis-táblázattá.
A pivot tábla mezőit a Kimutatáseszközök, Elemzés, Műveletek, Törlés, Az összes törlése utasítással távolíthatjuk el. Az elemző tábla törlése két lépésben történik. Először ki kell jelölnünk a pivot táblát a Kimutatáseszközök, Elemzés, Műveletek, Kijelölés, Teljes kimutatás paranccsal, majd kiadni a törlés parancsot: Kezdőlap, Szerkesztés, Törlés, Az összes törlése.
A fentiekben bemutattam egy egyszerű felépítésű pivot tábla létrehozását, áthelyezését és törlését. Egy összetett statisztikai elemzés mezőhalmazosással jár, amelynek megvalósítását a több mező azonos pivot tábla területen című cikkben ismertetem.
margitfalvi.arpad@gmail.com
