nevek - fogalmak, létrehozás
2021-07-30 Excel 2019
cellák tartalom szerinti azonosítása
A cellák és tartományok azonosításának alapját a munkalap oszlopaihoz és soraihoz rendelt betűk illetve számok adják. Másként fogalmazva a cellák és a tartományok azonosítása a pozíciójuk megadásával történik. Ez egy tartalom-független azonosítási rendszer. De a program rendelkezik a tartalom szerinti azonosításhoz szükséges eszközökkel is. Elmesélem miről van szó.
Egy munkafüzettel ismerkedek éppen. Már két képletben is előfordult a G4-es cella. Ez most itt a harmadik előfordulása. Mi ez? Mindig megnézem, de mindig el is felejtem. Ja igen, ebben a cellában áll az Euró árfolyama. Milyen jó lenne, ha nem G4, hanem az „árfolyam” szó szerepelne a képletben! Tehát nem a cella pozíciója (G oszlop, 4-es sor), hanem a tartalma.
Semmi akadálya! De előtte el kell neveznünk a cellát! Másként fogalmazva, deklarálnunk kell, hogy ezentúl a G4-es cellát árfolyam-nak fogjuk hívni. Persze felmerülhet a kérdés, hogy a név miért lenne azonos tartalommal? Praktikus okok miatt. Mert a G4-es cella lehetne „kisnyúl” is, de akkor ugyanott vagyunk, mintha G4 lenne…
Két találós kérdés. [1] Mit tartalmaznak a felső képletben szereplő cellák? [2] Hol állnak a munkalapon az alsó képletben szereplő adatok? A helyes megfejtést beküldők között értékes nyereményeket sorsolunk ki.
Az alsó képlet azt is megmutatja, hogy a név-használat feleslegessé teszi a hivatkozás-típusok megkülönböztetését. Nincs relatív és abszolút név. Ha a tartalom szerinti azonosítást választjuk, akkor nem kell a hivatkozások rögzítésén gondolkodnunk.
azonos tartolmú cellák
A név-használat lehetősége kitejed az azonos tartalmú cellákra is. Magyarul nem csak egy-egy cellát, de azonos tartalmú cellák tartományát is el tudjuk nevezni. A képletben a létrehozott névvel nem csak a teljes tartományra, hanem annak egyes celláira is hivatkozhatunk.
Nézzünk egy példát! Cserepes virágokat vettünk az iskola díszítésére. Egy táblázatban feljegyeztem, hányat vettünk az egyes fajtákból és mennyibe kerül fajtánként egy növény.
A B2:B10 tartományt „cserép”-nek, a C2:C10 tartományt „ár”-nak neveztem el. Két képletet állítottam össze: a szerkesztőlécen láthatót, amely az egyes tételekért fizetett összeget számolja ki, illetve a táblázat alatt állót, amely a virágok súlyozott átlagárát határozza meg. Az első képlet egyértelmű. A második már összetettebb. A SZORZATÖSSZEG az argumentumaival meghatározott tartományok azonos sorszámú elemeit összeszorozza, majd a szorzatokat összeadja.
A program a második képletben a deklarált „cserép” és „ár” nevű tartományokkal számolt, de az elsőben a „cserép” és az „ár” nevű cellákkal. A név jelentését a képletben, mikor tartomány és mikor cella, mindig a név környezete határozza meg. Ha egy statisztikai függvény argumentuma, akkor biztos, hogy tartomány. Ha egy szorzat tényezője, akkor biztos, hogy cella…
lokális és globális nevek
Ha feltételezzük, hogy az azonos munkalapon álló adatok logikailag összetartoznak, akkor azt is feltételezhetjük, hogy a munkafüzet lapjai is egy logikai rendszer elemei. Ezt a két szerveződési szintet a tartalom szerinti azonosítással is leképezhetjük.
A megkülönböztetés a gyakorlatban azt jelenti, hogy névadásnál deklarálhatjuk azt a munkalapot, amelyhez a nevesített objektum logikailag tartozik. Ha ezt nem tesszük, akkor a szokásos beállításoknak megfelelően, a program az objektumot a munkafüzet egészéhez tartozónak tekinti. Az előbbi esetben „lokális”, az utóbbiban „globális” név jön létre.
A neveknek ezt a tulajdonságát az Excel „hatókörnek” nevezi. Ez félrevezető, mert azt sugallja, hogy a lokális nevet csak a saját lapján használhatjuk, a globálisat meg az egész munkafüzetben. De ez nem így van! A lokális név ugyanúgy érvényes az összes lapon, mint a globális. Talán hatókör helyett, szerencsésebb lenne a nevek „kapcsolás”-áról beszélni…
a névadás szabályai
A név tartalmazhat kis- és nagybetűket valamint számokat. Maximális hossza 255 karakter. Tagolása az _ (alsó vonal) és a . (pont) karakterekkel történik. Szóközt és a program foglalt karaktereit nem tartalmazhatja. Nem kezdődhet számmal és nem lehet azonos egyetlen lehetséges hivatkozással sem. A csak kis- és nagybetűkben különböző neveket a program azonosnak tekinti. (Ez nem mond ellent az első szabálynak, mert a nagybetűket tudjuk tagolásra használni. Például, ElőzőÉviÖsszeg vagy ÁtlagosPécsiNégyzetméterÁr.) Önállóan nem lehet név a kis és a nagy cé (c, C) valamint a kis és a nagy er (r, R) betűk.
A lokális névnek a saját lapjához kapcsolt lokális nevek között, míg a globális névnek a globális nevek között kell egyedinek lennie. Ebből következik, hogy [1] különböző munkalapokhoz kapcsolhatunk azonos lokális neveket is, és [2] deklarálhatunk azonos lokális és globális nevet is.
A képen ábrázolt példában az „első negyedév” és a „második negyedév” munkalapokhoz is kapcsoltam egy-egy „szállítók” lokális nevet, sőt deklaráltam egy „szállítók” globális nevet is.
a név deklarálása
A műveletsort az elnevezendő cella vagy tartomány kijelölésével kezdjük. Ezután a Képletek, Definiált nevek, Név megadása utasítással vagy Ctrl+Alt+F3 billentyűparanccsal megjelenítjük az Új név parancstáblát.
A panel első vezérlője a Név mező. Ebbe a mezőbe kell begépelnünk a névnek szánt karakterláncot. De csak akkor, ha a program nem ajánl fel nevet. Vagy ha felajánl, de az nem megfelelő. A következő képen a felajánlott név betűit kék színnel formáztam.
A felajánlott név a képen megfigyelhető pozíciójú karakterlánc lesz. Ha az eredeti szöveg a névben szintaktikai hibát eredményezne, akkor a program átalakítja a karakterláncot. Az alábbi képen néhány ilyen automatikus módosítást mutatok be.
Az Új név panel második vezérlője a Hatókör, amely egy lista a „Munkafüzet” bejegyzéssel és a munkalapok neveivel. Ha nem jelölünk ki munkalapot, akkor a név globális lesz, ha kijelölünk, akkor lokális. A név létrejötte után ezt a tulajdonságot már nem tudjuk módosítani!
Amikor a képletbe nevet szándékozunk beilleszteni, akkor a program részletes információt jelenít meg a névvel azonosított objektum tartalmáról. A szöveget természetesen mi határozzuk meg, ezen a panelon, a Megjegyzés mezőben. Ha nem adunk meg „megjegyzést”, akkor szerkesztéskor nem fog megjelenni semmi. A szöveg legfeljebb kettőszáz-ötven-öt karakter hosszú lehet.
Az Új név parancstábla utolsó vezérlője egy mező, amelyben az elnevezett objektum abszolút hivatkozását tartalmazó képlet áll. A nem megfelelő hivatkozást szerkesztéssel vagy a hivatkozás törlése után (az egyenlőségjel maradjon) a nyilas négyzetre kattintva, kijelöléssel javíthatjuk.
Miután a program az egyenlőségjel után beírta a kijelölt cellák hivatkozását, a nyilas vezérlővel térhetünk vissza az Új név parancstáblára.
egyszerűsített név-adás
Ha nem akarunk a név kapcsolásával és a megjegyzés szerkesztésével vacakolni, akkor használhatjuk a „név-mezős név-adás”-t vagy az „automatikus név címkéből” szolgáltatásokat is.
A szerkesztőléc első vezérlője a Név mező. Ide kell beírni a névnek szánt karakterláncot, majd egy Enter után, már létre is jött a globális név.
Az „automatikus név címkéből” szolgáltatás az elnevezendő tartomány címkéjéből készít, a szükséges átalakítással, globális nevet. Az első lépés most is a kijelölés, de nem csak az elnevezendő objektumot, hanem a címkéjét is ki kell jelölnünk, majd kiadjuk a Képletek, Definiált nevek, Kijelölésből új utasítást vagy a Shift+Ctrl+F3 billentyűparancsot.
A kis panel feliratai helyesen: [1] nevek létrehozása a kijelölt címkékből, [2] a nevekhez használt címkék helye. A program azért használ többes számot mert ezzel a modullal egy művelettel több nevet is létrehozhatunk. Lássuk hogyan!
Összesen tizenhárom nevet kapunk: négy függőleges és kilenc vízszintes tájolású tartomány nevét.
Az automatikus név címkéből szolgáltatás [1] globális nevet hoz létre, [2] ha már van ilyen globális név, akkor az adott munkalaphoz kapcsolt lokális nevet, [3] és ha már van az is, akkor a program megkérdi…
Magyarul: Lecseréli a „szállítók” nevet? És, tessék mondani melyiket? Mert kettő van! Ha igent nyomunk, akkor a program lecseréli a lokális nevet, ha nemet, akkor meg nem csinál semmit. És, tessék mondani, akkor mér' van ott a Mégse? Ne tessék folyton kérdezősködni!
automatikus nevek
Név nem csak deklaráció erednényeként jöhet létre. A program négy felhasználói-objektumnak létrehozásuk pillanatában nevet generál. A négy objektum és automatikus neveik a következők. [pivot tábla] Kimutatás<sorszám> [adatbázis-táblázat] Táblázat<sorszám> [web-lekérdezés] <web-fájl neve> [nyomtatási terület] Nyomtatási_terület
utószó
A cellák tartalom szerinti azonosítása nélkül a program profi használata elképzelhetetlen. Az egyszeri exceles tudja ezt, mert lépten-nyomon találkozik vele, de mégse használja, mert sajnálja rá az időt meg az energiát. Nem is lesz soha profi! Pedig milyen jó érzés, valami tökéleteset csinálni! (Mondta Lúdas Mátyás a negyedik levonás után.)
margitfalvi.arpad@gmail.com
