rendezés (egy)
2023-09-15 Excel 2021
fogalmak
A rendezés a táblázat sorainak vagy oszlopainak sorrendbe állítása a táblázat egy-vagy több oszlopának illetve sorának alapján. Célja az adatok áttekinthetőségének javítása, amellyel közvetve ugyan, de az adatok elemezhetőségét szolgáljuk. Egyszóval, a rendezés egy adatelemző művelet.
A sorrendet meghatározó oszlop illetve sor a rendezés „kulcs oszlopa” illetve „kulcs sora”. Röviden: a rendezés kulcsa. A sorrendet a felhasználó döntése szerint meghatározhatja a kulcs celláinak tartalma, celláinak háttérszíne, betűszíne vagy az automatikus formázás alatt álló cellák ikonja.
Ha a rendezés a kulcs celláinak tartalma alapján történik, akkor a sorok/oszlopok sorrendjét kulcs-cellájukban álló tartalom rangsora határozza meg. Az adattípusok rangsora ez: numerikus < karakteres < logikai. A rangsornak és ezáltal a rendezésnek is, iránya van. Lehet növekvő, elől állnak a „kicsik” vagy csökkenő, elől állnak „nagyok”. Az előző rangsor volt a növekvő és ez pedig a csökkenő: logikai > karakteres > numerikus.
A numerikus adattípusok a szám, a dátum és az idő, a karakteresek a szöveg és a szövegként tárolt szám, a logikai pedig az IGAZ és a HAMIS értékek. Az üres kulcs-cellák a rendezés irányától függetlenül mindig a rangsor végén állnak. Ez azt jelenti, hogy soraikat és oszlopaikat mindig a táblázat alján illetve jobb szélén találjuk.
Tekintsük át melyek az azonos adattípusú cellatartalmak rangsorba állításának szabályai. A numerikus adattípusú tartalmak sorrendjét az értékük határozza meg. Másként fogalmazva a számegyenesen elfoglalt helyüknek megfelelően lesznek sorrendbe állítva. Ez a dátumokra, időpontokra és időtartamokra is vonatkozik, hiszen a kronologikus sorrend alapja a dátum illetve az idő számértéke.
A karakteres adattípusú cellatartalmak rangsorát egyszerűsítve ABC sorrendnek nevezzük. De ez csak a betűkre vonatkozik, mert az írásjelek és a számok nincsenek az ABC-ben. Tehát a karakteres adattípusok exceles növekvő rangsora így alakul: írásjelek < számok < betűk.
A logikai adattípusú cellatartalmak növekvő rangsora: HAMIS < IGAZ.
A kulcs-cellák tartalom szerinti rendezésekor a rangsorba állítást kérhetjük egyéni lista alapján is. A rangsor a lista-elemek deklarált (Fájl, Beállítások, Speciális, Általános, Egyéni listák szerkesztése…) sorrendjével azonos.
De hogyan rangsorolja a program az azonos cellatartalmakat? Sehogy. Az azonos cellatartalmak a rangsorban egymás mellé kerülnek és megtartják eredeti, a rendezetlen táblázatban elfoglalt, egymáshoz viszonyított pozíciójukat. Egyszóval, az amelyik előbbre állt a táblázatban rendezés előtt az a rendezés után is előrébb fog állni, függetlenül a rendezés irányától. Ez a szabály az üres cellák „rangsorolására” is vonatkozik.
Tehát ezek voltak a kulcs-cellák tartalma szerinti rendezés szabályai. A további rendezési lehetőségek a kulcs celláinak háttérszíne, betűszíne és ikonja szerinti rendezések. De, hogy lehet ez? A színeknek nincs rangsora, sőt a feltételes formázás ikonjainak sincs! Ha meg nincs rangsor, akkor nincs rendezés sem!
Így igaz! Ezek a műveletek nem is rendezések, hiába szerepelteti őket a program a rendezések között, legfeljebb csoportosítások. A kiválasztott háttér- illetve betűszínnel, illetve ikonnal formázott kulcs-cellákat tartalmazó sorokat illetve oszlopokat helyeztethetjük át a táblázat elejére illetve végére ezzel a művelettel. A „táblázat eleje” és a „táblázat vége” fogalmakat a sorokat fentről lefelé, az oszlopokat balról jobbra szemlélve használom.
A művelet eredményeként a táblázatban két csoport alakul ki: (1) a kiválasztott formázást tartalmazó kulcs-cellák sorait illetve oszlopait tartalmazó csoport, (2) a kiválasztott formázást nem tartalmazó kulcs-cellák sorait illetve oszlopait tartalmazó csoport. A sorok illetve az oszlopok egymáshoz viszonyított pozíciója a csoportosítást követően nem változik, függetlenül attól, hogy az (1)-es csoportot a táblázat elejére vagy a végére helyeztettük.
A rendezés meghatározása szerint a sorok illetve oszlopok sorrendjét egy vagy több (!) kulcs alapján határozhatjuk meg. Az egynél több kulcs alapján folyó rendezést, többkulcsos rendezésnek nevezzük. A deklarált kulcsok hierarchiát alkotnak. Vagy másként fogalmazva, rangsort képeznek: első rendezési kulcs, második rendezési kulcs, harmadik rendezési kulcs… A kulcsok rangsorát a felhasználó határozza meg. Az alárendelt kulcsok csak akkor kapnak szerepet, ha a kulcsok rangsorában előttük álló kulcsok alapján a sorrendet nem lehet megállapítani, mert a kulcs-cellák tartalma vagy formázása azonos.
Vizsgáljunk meg egy többkulcsos rendezést, hogy jobban értsük a meghatározást! Van egy kis táblázatunk, amelynek a sorait kívánjuk rendezni. Oszlopai a következők: vnév (vezetéknév), knév (keresztnév), szév (születési év), pont.
Négy rendezési kulcsot deklarálunk, ebben a sorrendben: vnév (növekvő), knév (növekvő), szév (csökkenő), pont (ikonok alapján, pipa ikon felülre). A kulcsok rangsora, megegyezik deklarálásuk sorrendjével: első a vnév, második a knév és így tovább.
A műveletet a program a sorokat a vezetéknevek szerinti, növekvő ABC sorrendbe állításával kezdi és ha minden vezetéknév egyedi, akkor be is fejezi. De most nem ez a helyzet.
A program a Joó és a Kis vezetéknevű sorokat a növekvő ABC sorrend szerinti helyükre tette, de a négy Pap-sort nem bántotta. Ennek a négy sornak a sorrendbe állítása a keresztnév (knév) alapján történik.
A program a Béla keresztnevű sort a növekvő ABC sorrend szerinti helyére tette, de a három Imre-sort nem bántotta. Ennek a három sornak a sorrendbe állítása a születési év (szév) alapján történik.
A program az 1991-es születésű Imre keresztnevű sort a csökkenő sorrend szerinti helyére tette, de az 1987-es születésű Imre-sorokat nem bántotta. Ennek a két sornak a sorrendbe állítása pont-celláik ikonja alapján történik.
A program a pipa ikonos, 1987-es születésű sort a felkiáltójeles 1987-es születésű sor fölé helyezte. Természetesen az életben csak akkor látjuk a rendezés fázisait, ha először csak egyetlen kulcsot deklarálunk. Majd a művelet végrehajtása után a rendezést kibővítjük egy második kulccsal. Majd a végrehajtást követően a rendezést kibővítjük egy harmadik kulccsal…
Az esetek többségében a táblázat sorait rendezzük, oszlopait csak a legritkább esetben. Ezért, ha a táblázat rendezéséről beszélünk, akkor ez alatt, a sorok rendezését értjük. Az oszlopok rendezését általában ki szoktuk hangsúlyozni.
gyorsrendezés
Rendezni általában a teljes táblázatot szoktunk. De mi is az a „táblázat”? Egy téglalap alakú adattartomány, amelyet üres sorok, üres oszlopok, vagy a munkalap szélei határolnak. Ebből a meghatározásból következik, hogy a „táblázat” üres sorokat vagy oszlopokat nem tartalmazhat. És tessék mondani, mi lesz az oszlopnevekkel? Azok miért hiányoznak a meghatározásból? Hiszen minden rendes táblázatban találunk oszlopneveket! Azért nem szerepel benne, mert nem minden táblázat „rendes”. Jut eszembe: az oszlopneveket tartalmazó sort a program a „táblázat fejlécének” nevezi. Vagy röviden csak fejlécnek.
A gyorsrendezés egy fejléces táblázat egyetlen kulcs szerinti rendezése. A művelet előtt a táblázatot nem kell kijelölni csak bele kell kattintani a kulcsnak szánt oszlopba és kiadni a rendező utasítást: Rendezés (A-Z) vagy Rendezés (Z-A). „A-Z” jelentése növekvő sorrend, „Z-A” csökkenő sorrend. Ez a két utasítás megtalálható (1) a Kezdőlap, Szerkesztés, Rendezés és szűrés listában, (2) az Adatok, Rendezés és szűrés csoportban, valamint (3) a helyi menü Rendezés listájában.
(fent, balra) A rendezetlen táblázatot látjuk, a kulcsnak szánt oszlop egy cellájának kijelölésével. (fent, jobbra) A parancskiadás után a program kijelöli a táblázat adattartományát, jelezve hogy ezeket a sorokat fogja rendezni. (alul) A rendezett táblázat áll, a vnév (vezetéknév) oszlop alapján, növekvő sorrendbe állított sorokkal.
A gyorsrendezés akkor is működik, ha a fejléc fölötti sorban a táblázat neve áll, a felirat vízszintes igazításától függetlenül („Kijelölés közepére”, „Cellák egyesítésével”). Sőt még a táblázat alatt elhelyezett magyarázó szöveg se befolyásolja a műveletet. Csak arra vigyázzunk, hogy a felirat ne egyesített cellákban álljon!
(fent, balra) A táblázat neve a táblázat első oszlopában áll, de kijelöléssel vízszintesen a táblázat közepére igazítottam: Kijelölés közepére. (fent, jobbra) A táblázat nevét, ebben a változatban egyesített cellákba írtam. A táblázat alatt álló szöveg mindkét esetben a táblázat első oszlopában áll. A gyorsrendezés mindkét elrendezésben végrehajtódik. (lent) A táblázat alatt álló magyarázó szöveg négy cella egyesítésével létrehozott cellában áll. Ez a cella meghiúsította a gyorsrendezést. Az üzenet így szólna, ha nem egy informatikus írta volna: Az egyesített cellák miatt a táblázat nem rendezhető.
Az esetek többségeben a program felismeri az oszlopokneveket, de előfordul, hogy nem. És akkor az oszlopnevek sorát is „belerendezi” az adatok közé. Ezekben az esetekben, a visszavonás után, a fejlécet nekünk kell deklarálnunk. De erről majd később lesz szó!
többkulcsos rendezés gyorsrendezéssel
Gyorsrendezéssel csak egyetlen kulcs szerint rendezhetjük a táblázatunkat, de sorozatos gyorsrendezéssel már tetszőleges számú kulccsal. Minden kulccsal végrehajtunk egy gyorsrendezést, de nem a kulcsok rangsora szerint haladva, hanem a rangsor végéről indulva. Vegyük példának a fogalmak részben bemutatott többkulcsos rendezést.
Először tehát a pont oszlop ikonjai alapján rendezzük a táblázatot: pipa ikonos sorok kerüljenek felülre. Rákattintunk egy pipa ikonos cellára: helyi menü, Rendezés, Kijelölt formázás ikon felülre helyezese. Ezután a szév oszlop alapján csökkenő rendezést kérünk. Majd jön a knév, növekvőben és utána a vnév, szintén növekvőben.
A negyedik gyorsrendezés után kapjuk a négy kulcs szerint rendezett táblázatot. Ellenőrizzük a végeredményt! (első kulcs: vnév, növekvő) A Joó és Kis sorok megelőzik a Pap sorokat. (második kulcs: vnév, növekvő) A Pap Béla sor megelőzi a Pap Imre sorokat. (harmadik kulcs: szév, csökkenő) Az 1991-es Pap Imre sor megelőzi az 1987-es Pap Imre sorokat. (negyedik kulcs: pipa ikon felülre) A pipa ikonos 1987-es Pap Imre sor megelőzi az iksz ikonos 1987-es Pap Imre sort. Minden oké. Hál Istennek! Bizakodva tekinthetünk a jövőbe.
margitfalvi.arpad@gmail.com
