körlevél - egy
2026-04-04 Word 2024
mi a körlevél
A mindennapi életben körlevélnek az azonos tartalmú, több címzettnek elküldött levelet értjük. Például, a főnök e-mail-t küld a beosztottjainak, hogy sok panasz érkezett az ügyfelektől... és tessék jobban figyelni! Vagyis a főnök körlevélben kérte az alkalmazottait... Vagy e-mail-t küldök a barátaimnak, hogy ne feledkezzenek meg... és találkozunk vasárnap nyolckor a Széna téren! Tehát, körlevélben emlékeztettem a barátaimat...
A számítástechnikai körlevél más: azonos tartalmú, azonos megjelenésű, több címzettnek elküldött levél, amely a címzetthez kapcsolódó adatokat tartalmaz. Például, az áramszolgáltató felszólító-levelet küld az adósainak, hogy fizessenek. A levelek szövege és kinézete azonos, de a levelek meghatározott pontján szerepel a címzett mérőórájának száma és egy másik helyen adósságának összege...
a körlevél elemei
A számítástechnikai körlevél készítéséhez három fájl szükséges.
ADATFORRÁS Ami egy táblázat, amelynek tanulmányozása szüli a levelezési gondolatot. A táblázat elemeinek elnevezése az adatbázis-terminológiát követi.
A táblázat a címzettekhez kapcsolódó adatokat tartalmazza. Minden rekord egy címzett adataiból áll. A mező a címzett egy tulajdonsága. A tulajdonság neve a mezőnév. A postázandó levelekbe a címzett rekordjában álló, meghatározott mezők bejegyzései kerülnek majd.
A körlevél adatforrása lehet txt fájl, lehet Excel táblázat, lehet Access tábla és a Wordben létrehozott, speciálisan a körlevélhez készített adatfájl. És ezen felül minden a Word-del kompatibilis szoftver adatállománya.
MINTA-LEVÉL Ami egy Word dokumentum, amelyben rögzítjük a levél szövegét, formázásait, díszítő elemeit valamint meghatározzuk azokat a dokumentum-helyeket, ahol az általunk deklarált mező, a címzett rekordjában álló bejegyzése meg fog jelenni.
POSTÁZANDÓ LEVELEK A többes szám ellenére ez a körlevél-elem is csak egyetlen Word dokumentum. Az egyes levelek külön-külön szakaszban állnak, a szakaszok új oldalon kezdődnek, és a levelek már tartalmazzák a címzetthez tartozó adatokat.
a körlevél-készítés folyamata
Mielőtt rátérnénk a részletekre előbb vegyük sorra annak a műveltsornak a lépéseit, amelynek eredményeként megszületnek a postázandó levelek.
Az első lépés a minta-levél létrehozása. Megnyitunk egy új dokumentum és deklaráljuk, hogy körlevelet szándékozunk csinálni. A deklarációt követően a program az új dokumentumot tekinti a körlevél minta-levelének.
Mielőtt hozzáfognánk a dokumentum szerkesztéséhez deklarálnunk kell a körlevél adatforrását. A program az új dokumentumot összekapcsolja a megadott adatforrással és a kapcsolat részleteit a dokumentumba menti. Ezután a Word beolvassa az adatforrást a memóriába és listát készít a mezőnevekből. Ez a lista a körlevél mezőlistája.
Megszerkesztjük a levél szövegét és meghatározzuk a beszúrandó adatok helyét és mezőjét. Utóbbi művelet a mezőlista segítségével történik. A mezőlistán rákattintunk a mező nevére, amelyet a program kettős-nyilak között elhelyez a kurzor pozíciójában. Így: «mezőnév». Természetesen a mező (a beszúrandó adat) nem csak folyó szövegben állhat, hanem szövegdobozban vagy akár elrendezés-táblázatban is.
A következő lépés a minta-levél formázása és tördelése. A mezőnevekre beállított formázások és tördelések a beszúrandó adatokra vonatkoznak. Végül elhelyezzük a dokumentumban a díszítő elemeket (grafikus objektumok, képek).
Ezután ki kell próbálnunk, hogyan fognak kinézni a beszúrt adatokkal a postázandó levelek. A próba úgy történik, hogy utasítjuk a modult töltse be az adatforrás első rekordjának bejegyzéseit a minta-levélbe. Nem elégedhetünk meg egyetlen próbával, mert egy adott mező bejegyzései az egyes rekordokban különböző hosszúságúak lehetnek. Utasítjuk a modult a második rekord bejegyzéseinek betöltésére. Az első rekord bejegyzéseit a program felülírja a második rekord bejegyzéseivel a minta-levélben. A próba során rekordról rekordra lépegetünk, és ha szükséges kijavítjuk a kijavítandókat.
Ha minden rendben van, akkor meg kell határoznunk ki kapjon levelet. Ez a címzettek rekordjainak kiválasztását jelenti az adatforrásban. A rekordok kiválasztása történhet manuálisan, a rekordok egyenkénti kijelölésével illetve szűréssel, feltételek megadásával.
Ezt követően utasítást adunk a programnak, hogy készítse el az adatforrásban meghatározott embereknek küldendő leveleket. Ezt a műveletet a program „egyesítés”-nek nevezi. Az utasítás hatására létrejön egy többszakaszos dokumentum, amelynek szakaszaiban egy-egy levél áll. A szakaszok új oldalon kezdődnek.
Ha hibáztunk a címzettek meghatározásánál, akkor töröljük az automatikusan létrehozott dokumentumot, javítsuk ki a kijavítandókat és ismételjük meg a postázandó levelek létrehozását.
Összefoglalva. A számítástechnikai körlevél végül is csak egyetlen fájl. A minta-levél, amely nem csak magát a levelet tartalmazza, hanem az adatforráshoz való automatikus hozzáférés részleteit is. Amikor megnyitjuk a mentett minta-levelet, az adatforrásról másolat készül a memóriába, és már indulhat is újra a folyamat, amelynek eredménye a postázandó levelek dokumentuma.
a körlevél-készítés indítása
A Word körlevél-moduljának kezelő felülete a menüszalag Levelezés lapja.
Miután nyitottunk egy új dokumentumot közöljük a modullal, hogy körlevelet akarunk csinálni: Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Körlevélkészítés indítása, Levelek.
A deklaráció egyben azt is jelenti, hogy az aktuális dokumentum a körlevél minta-levele lesz. Most az adatforrás megadása következik: Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Körlevélkészítés indítása, Címzettek kiválasztása, Meglévő lista használata…
Az utasítás hatására a program mindig a Dokumentumok, Adatforrások mappát nyitja meg. Ebből a mappából indulva kell megkeresnünk a fájl-rendszerben az adatforrásunk állományát.
az adatforrás deklarálása
Ha tervezett adatforrás Excel munkafüzetben vagy Access adatbázisban áll a deklaráció azonos. Miután kiválasztottuk a tartalmazó fájlt a program megjeleníti a Táblázatválasztás panelt, még akkor is, ha a munkafüzetben vagy az adatbázisban csak egyetlen munkalap illetve tábla áll.
Excel fájl esetén a táblázat-választó listája a munkalap-nevekből áll. A nevek végén álló dollárjelnek számunkra nincs jelentése. Access adatbázis esetén a tábla-nevek listáját kapjuk. Figyelem, figyelem! A munkalapok a listában a nevük szerint, ABC sorrendben állnak és nem a munkafüzetbeli sorrendjükben! Természetesen az adatbázis táblái is így vannak rendezve, de ez nem okoz zavart. Okéztatás után ellenőrizhetjük a választásunkat: Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Címzettlista szerkesztése.
Ha nem a megfelelő táblázatot választottuk, akkor deklaráljuk újra az adatforrást!
De egyáltalán, milyen feltételeknek kell megfelelnie a kiválasztott Excel-táblázatnak, hogy a körlevél adatforrása lehessen? Nincs semmilyen kizáró ok, de ha nem akarunk magunknak plusz munkát, akkor a kiválasztott munkalapon csak egyetlen táblázat álljon és a táblázat első sora az oszlop-neveket tartalmazza.
Az adatkezelő szoftverek közötti adatcsere általában formázást nem tartalmazó szövegfájlokkal történik. A Word körlevél-modulja is kezelni tudja ezt a fájl-típust.
A text fájl kiválasztását követően a program megjeleníti a Fájlátalakítás panelt. Ez a lépés a forrásfájl karakter-kódolásának megállapításához szükséges. A program általában (!) felismeri a közép-európai Windows és az Unicode kódolású szövegeket, de az MS-DOS kódolású txt és csv kiterjesztésű fájlban állókat nem. Ha utóbbiak valamelyikét határoztuk meg adatforrásként, akkor ezt látjuk a Fájlátalakítás panel Minta mezőjében.
Ahogy rákattintunk a Szöveg kódolása, MS-DOS vezérlőre a szöveg olvashatóvá válik.
microsoft office címlista
A körlevél adatforrását a Wordben is létrehozhatjuk: Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Címzettek kiválasztása, Új lista létrehozása...
A megnyíló panel a már elkészült adatforrás kezelésére szolgál. A mezőnevek természetesen csak ajánlatok. Saját mezők létrehozásához kattintsunk az Oszlopok testreszabása… vezérlőre.
A Címlista testreszabása panel szolgál a mezők kezelésére. A vezérlő-nevek magukért beszélnek. Talán a Hozzáadás… kivételével, amely új mezőt hoz létre, miután megadtuk az új mező nevét.
A mezők létrehozását követően a program ismét az Új címlista panelt jeleníti meg, amelynek segítségével rekordokkal tölthetjük fel az adatforrásunkat.
A táblázat halványkék sora az aktuális rekord, amelyet kattintással vagy a táblázat bal szélén álló, négyzet alakú vezérlőkkel tudjuk meghatározni. Az aktuális rekord négyzetében egy háromszög áll. A Bejegyzés törlése vezérlő az aktuális rekordot törli. A bejegyzések, azaz a táblázat celláiban álló adatok a cellába kattintva szerkeszthetők. A keresés funkcióval pedig egy meghatározott bejegyzést kereshetünk...
A Mit keres mezőben helyettesítő karakter nem használható.
Miután befejeztük a rekordok bevitelét és az OK vezérlőre kattintunk a program megjeleníti a fájl-kezelőt az új adatforrás mentéséhez. A mentés formátuma „Microsoft Office Címlista” lesz, mdb kiterjesztéssel. Ez a fájl-típus az Excel-lel és az Access-szel is megnyitható.
az adatforrás szerkesztése
A deklarált adatforrást már Wordben is szerkeszthetjük: Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Címzettlista szerkesztése. A megjelenített Körlevél címzettjei panelon, az Adatforrás felirat alatt, rá kell kattintanunk az adatforrás-fájl nevére, majd a Szerkesztés... vezérlőre.
Ezután a program megjeleníti az Adatforrás szerkesztése panelt.
... aminek a felépítésével már megismerkedtünk. Miután befejeztük a szerkesztést (OK) a program megerősítést kér.
A program tervezője a fenti kérdéssel arra utal, hogy a módosítások az adatforrás-fájlba lesznek mentve.
Az egyetlen menekülésem, az egyetlen megerősödésem, az egyetlen egyenességem csak az lehet, ha soha többé nem számítok magam előtt, ha elfelejtem magamat, ha míg élek, többé szóba nem állok magammal. (Szép Ernő Ádámcsutka)
margitfalvi.arpad@proton.me
