körlevél - kettő
2026-04-19 Word 2024
előzmények
Nyitottunk egy új dokumentumot és közöltük a programmal, hogy körlevelet akarunk csinálni (Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Körlevélkészítés indítása, Levelek). Ezzel a közléssel azt is deklaráltuk, hogy az új dokumentum lesz a körlevél minta-levele.
Ezután vagy megadtuk a körlevél adatforrását (Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Címzettek kiválasztása, Meglévő lista használata...) vagy a Word-ben létrehoztunk egy újat (Levelezés, Körlevélkészítés indítása, Címzettek kiválasztása, Új lista létrehozása...). A Word-ben létrehozott adatforrás formátuma Microsoft Office Címzettlista (mdb).
a minta-levél elkészítése
A mezőneveket, a minta-levél szerkesztése közben, a mezőlistáról, kattintással tudjuk beszúrni: Levelezés, Írás és mezők beszúrása, Adatmező beszúrása. A mezőnév a kurzor pozíciójában jelenik meg, és dupla szögletes idézőjelek között áll.
Folyó szövegben ne feledkezzünk meg a „felirat” és a mezőnév elválasztásáról! Magyarul, az „anyja neve:” és az «anyja_neve» közé tegyünk szóközt!
Ha rákattintunk egy beszúrt mezőnévre, akkor a mezőt a program szürke háttérrel formázza, de ez a szürke háttér nem kijelölés, hanem a „Word-mező” aktív állapotát jelzi. Természetesen a mezőnevet is ki tudjuk jelölni és erre szükségünk is lehet a beszúrandó adat betű-formázásához.
A minta-levél elkészítésébe beletartoznak a formázások, a tördelés és a díszítő elemek (képek, grafikus objektumok) elhelyezése is.
a minta-levél tördelésének ellenőrzése
Egy mező bejegyzései a rekordokban nagyon eltérő hosszúságúak lehetnek. Gondoljuk meg: az egyik ember „Vác”-on született a másik meg „Balatonszentgyörgy”-ön. Ezért az elkészült minta-levél tördelését az adatok beillesztésével ellenőrizni kell: Levelezés, Eredmény megjelenítése, Eredmény megjelenítése.
Az utasítás hatására a program felülírja az idézőjelezett mezőneveket az adatforrás első rekordjának bejegyzéseivel és így láthatóvá válnak a minta-levél tördelési hibái. Ha nincs hiba, akkor még ne örüljünk, mert a további rekordok bejegyzései még hibát okozhatnak! Ezért kérjük a további rekordok bejegyzéseinek megjelenítését!
A rekordléptető vezérlő-csoport középén álló mező nem csak kijelző, hanem adatbevitelre is alkalmas! Mutatja a minta-levélben szereplő bejegyzések rekordjának sorszámát és Enter nyomásra beilleszti a mezőbe írt sorszámú rekord bejegyzéseit.
Az ellenőrzés által feltárt tördelési hibákat javítsuk ki! Az én minta-levelem tördelési hibáját (a mennyiségnek és a mértékegységének külön sorba kerülését) a piros nyilak mutatják. A hibát egy nem törhető szóközzel (Shift+Ctrl+Szóköz) javítottam ki.
Az ellenőrzést és a javítást a Levelezés, Eredmény megjelenítése, Eredmény megjelenítése vezérlőre kattintva fejezhetjük be.
számok megjelenítésének szabályozása
A minta-levél tördelésének ellenőrzésekor láthattuk, hogy a bejegyzések úgy jelennek meg a minta-levélben, ahogy az adatforrás-táblázatban látjuk őket. Természetesen, a beállított betűformázásokkal, de előfordulhat, hogy a számok vagy a dátumok számformátumával nem vagyunk megelégedve.
Az adatforrásból beszúrt mező valójában egy Word-mező. És a Word-mező kódja, mint tudjuk, szerkeszthető. Belekattintunk a mezőnévbe és a helyi menüből kiadjuk a Mezőkódok - váltás utasítást vagy leütjük a Shift+F9 billentyűket. A megjelenített kód úgy szerkeszthető, mintha a folyó szöveg része lenne.
A képen a szóközöket kis pöttyökkel jelöltem.
Tehát, van a beszúrt mezőnév (a kép első sora). Átváltunk a kódra (második sor) és ezt látjuk (harmadik sor). Ami ezt a megjelenítést eredményezi (negyedik sor). Ha a Word-mező kódja van megjelenítve, akkor is be tudjuk tölteni a bejegyzéseket az előző fejezetben ismertetett módon: Levelezés, Eredmény megjelenítése, Eredmény megjelenítése.
A kódban a megjelenítést szabályozó utasítás a mezőnév után áll (számok) és egy fordított perjel (\) vezeti be. Ezt követi a numerikus megjelenítést előíró kettős kereszt (#) majd idézőjelek között a megjelenítés kódja. A megjelenítés kódjában álló kettőskereszt jelentése ez: ha a bejegyzésben ezen a helyen szám áll, akkor azt jelenítsed meg, különben lépj tovább. A megjelenítés kódjában álló nulla jelentése pedig ez: ha a bejegyzésben ezen a helyen szám áll, akkor azt jelenítsed meg, különben egy nullát jeleníts meg és lépj tovább.
A képen a kis karika a nem törhető szóközt (Shift+Ctrl+szóköz) jelzése.
A mi megjelenítési utasításunk a tizedestört egész részében a számok hármas csoportosítását, tört részben pedig egyetlen szám megjelenítését írja elő. A program a kód szerinti utolsó számot a kerekítés szabálya szerint átalakítva jeleníti meg, ha a bejegyzésben további számok állnak. (ötödik sor).
Van egy probléma ezzel a kóddal. A nulla bejegyzéseket a program így jeleníti meg: 0,0. A hagyományos megjelenítéshez ki kell egészítenünk a kódot!
A szám-megjelenítés teljes kódja, ahogy azt a kép mutatja, három szakaszból áll. A szakaszokat pontosvessző választja el egymástól. Már csak egyetlen kérdés maradt: hogyan kapcsolhatunk mértékegységet a számhoz.
Tehát, egy szóközt hagyva, egyszerűen beírjuk a mértékegységet.
dátumok megjelenítésének szabályozása
A számokhoz hasonlóan a dátumok megjelenítését is módosíthatjuk a Word-mező kódjában.
A dátum megjelenítését szabályozó kód is fordított perjellel kezdődik. Ezt követi a kukac (@), amely a dátum deklarációja és az idézőjelek között álló, a megjelenítendő dátum és időegységek formátum-kódja.
A dupla-karakteres változatok az egyszámjegyű dátum és időegységek elött egy nulla megjelenítését írják elő. Ezt a nulla karaktert szokták „vezető nullának” is hívni. Például, a május hónap kijelzése egy „M” esetén 5, két „MM” esetén 05 lesz.
Az idő-kijelzés 24 órás, ha 12 órás rendszer szerinti megjelenítést szeretnénk, akkor a záró idézőjelek elé írjuk az „am/pm” karakterláncot.
Az elválasztó karakterek a következők: szóköz, pont, kötőjel, perjel és a kettőspont. Utóbbi az időegységek elválasztására szolgál. A szóköz önállóan és másik elválasztó karakterrel együtt is betöltheti az elválasztó funkciót.
címzettek kiválasztása
A következő lépésben meghatározzuk ki kapjon levelet: Körlevélkészítés indítása, Címzettlista szerkesztése.
Mielőtt kiválasztanánk a címzettek rekordjait, lehet hogy még néhány adatot szeretnénk megnézni a táblázatban. Bár ez a panel nem tűnik túlságosan ideálisnak a nézegetéshez. Azért van néhány lehetőségünk...
Teljes méretűvé tehetjük az ablakot! Módosíthatjuk a mezők sorrendjét a mezőnevek húzásával! Rendezhetjük a rekordokat! Egy mező bejegyzéseinek alapján: kattintsunk a mezőnévre! Növekvő sorrend. Újabb kattintás, csökkenő sorrend. A két rendező utasítás a mezőnév menüjében is megtalálható.
Rendezhetjük a rekordokat több mező bejegyzései alapján is, a rekordok alatt álló Rendezés... feliratra kattintva.
Az egymezős és a többmezős rendezést is ezen a parancstáblán törölhetjük a mezőlista „(nincs)” tételével. A rendezés törlésével a rekordok az adatforrásban elfoglalt helyükre kerülnek vissza.
Miután jól kinézegettük magunkat, most már meg kell határoznunk a címzetteket. Ezt megtehetjük manuálisan vagy a rekordok szűrésével. A manuális kiválasztás a jelölőnégyzetekkel történik. Az az ember fog levelet kapni, akinek a rekordjában pipa áll. A mezőnevek sorában álló jelölőnégyzettel az összes vezérlőből törölhetjük, illetve újra elhelyezhetjük a pipát.
A szűrés feltételeit a Lekérdezési (?!) feltételek nevű parancstáblán adhatjuk meg, amelyet a rekordok alatt álló Szűrés... feliratra kattintva jeleníthetünk meg.
Hat feltétel megadására van lehetőségünk. A feltételek kiértékelése felülről lefelé halad. A második harmadik és további feltétételek a már az előző feltételek által szűrt rekord-halmazra vonatkoznak. Az ÉS logikai viszonnyal kezdődő feltétel tovább szűkíti, a VAGY-gyal kezdődő bővíti a már szűrt rekord-halmazt.
Szöveg adattípusú mező esetén a beállított kisebb, kisebb vagy egyenlő, nagyobb és nagyobb vagy egyenlő reláció a mező ABC sorrendbe állított bejegyzéseire vonatkozik.
A szűrő-feltétel kiértékelése a rekordok eredeti sorrendjét nem érinti! Magyarul, a fenti négy relációt tartalmazó feltétel feldolgozása után a rekordok nem lesznek rendezve a feltételben szereplő mező bejegyzései alapján.
A feltétel kiértékelése során a kis- és nagybetűk nincsenek megkülönböztetve és a Viszonyítási alap mezőben nem állhat joker-karakter (*, ?).
Az Excel-adatforrás dátumai szokatlan formában jellenek meg a minta-levélben és a címzett-listában: h/n/éééé. Tehát, hónapszám vezető nulla nélkül, nap-szám vezető nulla nélkül és évszám négy számkarakterrel.
Ez a dátum-forma a magyar nyelvterületen nem használatos, ezért módosítsuk a megjelenítést a minta-levélben a mező szerkesztésével. A címzett-listában meg legyen a megjelenítés olyan, amilyen. Azt úgyis csak mi látjuk. Ám a címzett-lista szűrésekor a viszonyítási alapként megadott dátum formátuma újra zavart okoz.
A szokásos formátumokat a modul nem ismeri fel, sőt még a sajátját sem (h/n/éééé)! A szokatlanokat viszont igen: „éééé-h-n” (2026-4-29), „éééé h n” (2026 4 29), „éééé,h,n” (2026,4,29)...
Amennyiben a szűrés eredményével nem vagyunk megelégedve a feltétel elemeit felülírhatjuk, illetve a mezőlista tetején álló „(nincs)” feliratra kattintva a feltételt törölhetjük. Mindig az utolsó szűrés rekord-halmaza adja címzetteket. Az utolsó szűrés feltételeit és a rendezés módját a program a minta-levélbe menti és a dokumentum következő megnyitásakor betölti...
... ha akarjuk (Igen). Ha nem akarjuk (Nem), akkor nem tölti be, de utóbbi esetben újra kell deklarálni a körlevél adatforrását!
Figyelem, figyelem! Több száz rekordot tartalmazó adatforrás szűrése és rendezése időt igényel. Legyünk türelmesek!
a postázandó levelek elkészítése
Miután meghatároztuk a címzettek körét utasítást adhatunk a programnak a postázandó levelek elkészítésére: Levelezés, Befejezés, Befejezés és egyesítés, Dokumentumok szerkesztése külön...
Tehát, az utolsó szűrés rekordjai adják a címzetteket. Ha még a befejezés előtt kíváncsiak vagyunk, hány levelet fog a program készíteni, akkor kattintsunk a Levelezés, Eredmény megjelenítése csoport rekor-léptetőjének „ugrás az utolsóra” vezérlőjére.
Ha nagyon sok a címzett, akkor nem muszáj az összes levélnek egyetlen fájlban állnia. Készítetthetünk több fájlt is. Erre szolgál az ettől-eddig lehetőség. Például, 138 levelet akarunk elküldeni és ezeket három fájlban kívánjuk tárolni, akkor az első dokumentumban 1 (Ettől) - 50 (Eddig), a másodikban 51-100 és a harmadikban a 101-138. címzett levelei állnak majd. Természetesen, ez a megoldás három munkamenetet igényel.
Ha valahol a körlevél-készítés folyamatában hibáztunk és ezt csak a postázandó levelek elkészítése után vettük észre, akkor töröljük a leveleket tartalmazó dokumentumot és kezdjük újra, abból a fázisból, ahol a hibát elkövettük.
...és legyen világbéke!
margitfalvi.arpad@proton.me
