mentés, megnyitás, új dokumentum

2022-03-22    Word 2021
fogalmak
(mentés) A felhasználó utasítására végrehajtott művelet, amely az aktív dokumentumot egy digitális tárolóra rögzíti. (a mentés formátuma) A program szóhasználatában a „fájl típusa”. Az a digitalizáló szabályrendszer, amelyet a dokumentum rögzítésére használunk. Az alkalmazott formátumot a mentett fájl kiterjesztése mutatja. (Word formátum) A program szokásos formátuma. A Microsoft fejlesztése, az XML szabvány alapján. Kiterjesztése „docx”.
(mentés másként) Másolat vagy változat készítése a dokumentumról. A másolat lehet egy másik tárólóra történő mentés, vagy egy másik formátumba történő mentés. Változat-készítésről beszélünk, ha egy új dokumentumot hozunk létre egy meglévő dokumentum módosításával, de az eredeti megtartásával.
(automatikus mentés) A felhasználó tevékenységétől független, de a felhasználó által szabályozott periodikus művelet.
(megnyitás) A mentett dokumentum megjelenítése a programban. (megnyitás olvasásra) A mentett dokumentum megnyitása a módosítás szándéka nélkül. A nem tervezett módosítások mentés másként művelettel rögzíthetők. (másolat megnyitása) Egy új dokumentum a mentett dokumentum tartalmával.
(új dokumentum) Szerkesztésre kész üres dokumentum.
felhasználói mentések
A felhasználói utasításra történő rögzítés lehet a dokumentum „első” vagy „ismétlő” mentése. Az első mentéskor meg kell határoznunk (1) a dokumentum tárolásának helyét, (2) azonosítóját, tehát a nevét és (3) a mentés formátumát. Az ismétlő mentés csupán a rögzítő-utasítás kiadásából áll. Az első mentést kezdeményezhetjük a gyorselérési eszköztár illetve a Fájl menü Mentés vezérlőjével, az F12 billentyűvel és a Ctrl+S billentyűparanccsal.
A dokumentum első mentésekor a program a „Mentés másként” (?!) parancstáblát jeleníti meg. Ezen a panelon kell beállítanunk a mentés helyét és megadnunk a fájl azonosítóját. A név legfeljebb kettőszázharminckilenc karakterből állhat. Tartalmazhat kis és nagybetűket és számokat. Tagolásra használhatunk szóközt, kötőjelet, pontot, vesszőt. Elkülönítésre az összes zárójelet. És figyelemfelhívásra a felkiáltójelet.
a dokumentum nevében megengedett karakterek
A névben, többek között, nem szerepelhet a perjel (/), a függőleges vonal (|), a fordított perjel (\), a csillag (*) és a kérdőjel. Ha a dokumentumot a szokásos formátumban (docx) kívánjuk menteni, akkor nincs már más dolgunk. Kattintsunk a Mentés vezérlőn!
A különböző WISYWIG szövegszerkesztők általában saját formátumot használnak. Ezért csak azokat a dokumentumokat tudják megnyitni, (1) amelyeket saját formátumukban mentettek, illetve (2) azokat, amelyekre a tervezőik felkészítették. Tehát a partneremnek készített dokumentumot az ő szövegszerkesztőjének a formátumába kell mentenem! De ez nem mindig biztosítható: az én szövegszerkesztőm nem „ismeri” az ő szövegszerkesztőjének a formátumát, vagy nem is tudom, hogy ő milyen programot használ.
Ezt a problémát hidalják át az adatcserét biztosító formátumok. Ezek a digitalizáló eljárások ingyenesek és leírásuk nyilvános. Ilyen például a Rich Text Format (kiterjesztése: rtf) vagy a Portable Document Format (pdf). Mindkettőt megtaláljuk a Mentés másként panel Fájl típusa listájában.
a mentés formátumának beállítása
A szövegszerkesztők közötti kompatibilitását biztosító formátumok nem csak a dokumentum szövegét, de tördelését, formázását és egyéb kellékeit is menteni tudjuk. A Fájl típusa lista Egyszerű szöveg (txt) tételével formázást nem tartalmazó szövegfájlt tudunk készíteni. Ez a formátum biztosítja a más adatkezelő (nem szövegszerkesztő) szoftverekkel történő adatcserét. Az alkalmazott formátumot mutató kiterjesztést nem kell beírnunk a fájlnév után, azt a program automatikusan megteszi.
a mentés jelzése a Word-ablak címsorában
A kép a Word ablak címsorát mutatja. Felül a még nem mentett-, középen az első mentésen átesett- és alul az utolsó mentést követően módosított dokumentum jelzése. A nem mentett módosításokat ismétlő mentéssel rögzítjük. A műveletet a gyorselérési eszköztár és a Fájl menü Mentés vezérlőjével vagy a Ctrl+S billentyűparanccsal kezdeményezhetjük.
A Fájl menü Mentés másként vezérlőjével vagy az F12 billentyűvel másolatot vagy változatot készíthetünk az aktív dokumentumról. A Word nem hajtja végre a műveletet, ha a rögzítés egy mappába két azonos nevű és formátumú dokumentumot eredményezne. Illetve, végrehajtja, de nem úgy, ahogy mi gondoljuk. De, azért előtte szól.
a másolat mentése azonos névvel
Ugyanezt a figyelmeztető feliratot kapjuk akkor is, ha első mentéskor a kiválasztott mappa már tartalmaz egy azonos nevű és azonos formátumú dokumentumot.
az automatikus mentésre épülő szolgáltatások
Az automatikus mentés a felhasználótól független, de a felhasználó által szabályozott, periodikus művelet. Három szolgáltatás épül rá: (1) az üzemzavar okozta számítógép leállás miatt nem mentett dokumentumok helyreállítása, (2) az első mentésen már átesett dokumentumok utolsó öt változatának helyreállítása, (3) a mentés nélkül bezárt dokumentumok helyreállítása.
Az automatikus mentések idejét a Fájl, Beállítások, Mentés, Automatikus helyreállítási adatok mentése jelölő négyzet mellett álló vezérlővel állíthatjuk be.
az automatikus mentés periódusának beállítása
Egy percet állítsuk be! Ez a legkisebb megadható érték. Nem kell aggódnunk, hogy a szolgáltatás biztosítása túlzottan sok erőforrást von el a többi funkciótól! Egy néhány oldalas dokumentum mentése meg se kottyan egy korszerű számítógépnek.
Az üzemzavar miatti számítógép-leállás utáni Word-indításkor, a program egy segédablakot jelenít meg a helyreállítható dokumentumok listájával. Ezek a helyreállításra felkínált fájlok az üzemzavar bekövetkezésekor szerkesztés alatt álló dokumentumok utolsó automatikus mentései.
az üzemzavar miatt nem mentett dokumentumok helyreállítása
A segédablakban kattintott dokumentum megjelenik a munkaterületen és eldönthetjük, hogy mentjük-e vagy sem. Ha mentés nélkül zárjuk be a segédablakot, akkor kérdést kapunk, mit tegyen a program az automatikusan tárolt fájlokkal.
a dokumentum-helyreállítása bezárásakor megjelenő üzenet
A munkaablak a program szóhasználatában a segédablak megfelelője. De ez elég béna elnevezés, mert összezavarja az embert. Van a program munkaterülete. Ez az a felület, amelyen a virtuális papírlap áll. A segédablak a munkaterület egy részét ideiglenesen elfoglaló felület, amely egy funkció, vagy mondhatjuk úgy is, hogy egy szolgáltatás, vezérlőit tartalmazza.
A szerkesztés alatt álló dokumentum folyamatosan változik. Most hozzáírok egy mondatot, azután elolvasom, hogy hangzik, nem tetszik, átalakítom. De ez a változat se tetszik. Persze, mert már az előző mondat se stimmel. Azt kell javítani. Ki is javítom. Megint elolvasom. Á, az előző változat mégis jobb volt. Mit lehet ilyenkor tenni? Hogy állítjuk vissza azt a másik állapotot? Vagy a gyorselérési eszköztár Visszavonás vezérlőjével vagy az „utolsó öt változat helyreállítása” szolgáltatással. Ennek listáját a Fájl, Információ, Dokumentum kezelése felirat alatt találjuk.
az utolsó öt helyreállítható változat listája
Ne felejtsük, ez a szolgáltatás csak a dokumentum első mentése után aktiválódik! De hol vannak a 8:32 és a 8:43 közötti változatok? Én egyperces automatikus mentést kértem! Azért hiányoznak, mert azokban a percekben a 8:32-es állapot nem változott. Kattintsunk rá az egyik bejegyzésre…
helyreállítás az utolsó öt változat listájából
Ha a Visszaállítás mellett döntünk, akkor kapunk még egy utolsó figyelmeztetést, hogy az eredeti dokumentumunk felül lesz írva ezzel a verzióval. Ha meggondoljuk magunkat, maradjon az eredeti dokumentum, akkor egyszerűen zárjuk be a változat ablakát.
Van úgy, hogy elkezdünk egy dokumentumot és néhány bekezdés után megunjuk. Minek fárasztom itt magamat? Bezárjuk a dokumentumot mentés nélkül. Aztán másnap, felfrissülve, újra nekilátunk. Milyen kár, hogy az pár tegnapi gondolat már elveszett!
Nem veszett el! A szokásos beállítások mellett a program rögzíti a felhasználói mentés nélkül bezárt dokumentum utolsó automatikus mentését. A szolgáltatás által mentett fájlokat a Fájl, Megnyitás, Nem mentett fájlok helyreállítása, illetve a Fájl, Információ, Dokumentumok kezelése, Nem mentett dokumentumok helyreállítása utasítással jeleníthetjük meg.
A visszaállítandó fájl kiválasztásában segít a dokumentum első szavát tartalmazó automatikus név és a fájl dátuma. Dupla kattintással nyissuk meg a fájlt, és ha jót választottunk, akkor Mentés másként művelettel rögzítsük. Ezt fel is ajánlja a program a munkaterület felett megjelenített csíkban.
bezáráskor nem mentett dokumentum helyreállítása
dokumentum megnyitása
A jobb időkre mentett dokumentumot, a megnyitás művelettel tudjuk újra használatba venni. Persze, tudnunk kell, hogy hová mentettük annak idején! A meghajtót és a tartalmazó mappát a Megnyitás ablakban kell kiválasztanunk. Megjelenítése a gyorselérési eszköztár Megnyitás vezérlőjével vagy a Ctrl+O billentyűparanccsal történik.
a megnyitás ablak
A megnyitandó dokumentumot kattintással kell kiválasztani. Ha nagy a káosz a mappában, akkor két kereső-szolgáltatást is igénybe vehetünk. A jobb sarokban állóval „tartalmazó”-, a Fájlnév mezőben pedig joker-karakteres „séma szerinti” keresést folytathatunk. A tartalmazó keresés eredménye, azoknak a fájloknak a listája, amelyek tartalmazzák a kereső mezőben megadott karakter-láncot, a joker-karakteresnek pedig a megadott sémának megfelelő dokumentumok. A jokerek a csillag és a kérdőjel. A kérdőjellel egyetlen, a csillaggal meghatározatlan számú karaktert helyettesíthetünk. Mindkét szolgáltatás a fájlnevet, a ponttal és a kiterjesztéssel együtt egyetlen karakterláncként kezeli.
A szokásos beállítások mellett a Megnyitás ablakban csak a Microsoft által favorizált formátumú (kiterjesztésű) fájlokat látjuk. Az ablak jobb alsó sarkában álló vezérlő listájával szabályozhatjuk a megjelenítést.
a megnyitás ablakban megjelenítendő fájl-típusok megadása
Tehát, ha egy txt kiterjesztésű fájlt akarunk megnyitni, akkor a lista „Minden fájl” vagy a „Szövegfájlok” tételét kell választanunk.
A megnyitni szándékozott dokumentumot a módosításokkal szemben a (megnyitás) „Csak olvasásra” és a „Másolat megnyitása” művelettel védhetjük meg.
megnyitás a dokumentum módosításának szándéka nélkül
Az előbbi szolgáltatás a megnyitott dokumentum módosításait csak mentés másként művelettel engedi rögzíteni, míg az utóbbi egy új dokumentumot biztosít a megnyitni szándékozott fájl tartalmával.
új dokumentum
Amikor elindítjuk a Word-öt, akkor kérdés nélkül egy új dokumentumot kapunk. Persze a tegnapit is folytathatjuk! Akkor a tegnapi megnyitását követően ez az üres automatikusan eltűnik. De, ha mégis akarunk egy újat, akkor azt a gyorselérési eszköztár „Új dokumentum” vezérlőjével vagy a Ctrl+N billentyűparanccsal tehetjük meg. „És az új dokumentumot érdemes azonnal menteni!” Mondják az okosok.
margitfalvi.arpad@gmail.com